Når en leverandørfaktura (inngående faktura) ligger i innboksen, er det kun en fil. Den må registreres for å bli regnet som en faktura og bli en del av flyten. En leverandørfaktura kan legges til betaling før den bokføres, men den må være registrert (opprettet) først.
Registrere leverandørfaktura
1. Gå til Regnskap i venstremenyen og velg Leverandørfaktura. I innboksen finner du alle filer som er lastet opp, sendt til e-postmottaket eller kommet inn som EHF.
2. Velg aktuell faktura, åpne Valg og klikk på Registrer leverandørfaktura.
3. Fyll ut aktuelle felt. Hvis fakturatolk er aktivert, fylles de fleste feltene ut automatisk. Disse kan overskrives.
4. Velg hvordan du vil behandle fakturaen videre. Bokfør er foreslått som standard, men du kan klikke på pilen for flere valg, blant annet:
- Lagre fakturaen for senere behandling
- Tildele fakturaen til en annen bruker for godkjenning
- Legge fakturaen til betaling eller delbetale den
- Arkivere eller slette fakturaen
- Velge at fakturaen ikke skal betales (betalingssperre)
Klikker du på Lagre, vil fakturaen legge seg under fanen Opprettet og kan behandles derfra senere (hvis den skal behandles videre av en annen bruker).
Tips: Ved å klikke på Endre feltvisning kan du justere synlighet på utvalgte felter. Noen felter er obligatoriske og kan ikke velges vekk. De er derfor ikke inkludert i dette utvalget.
Feltet Regnskapsdato kan være nyttig å hente frem hvis fakturaen skal regnskapsføres på en annen dato enn fakturadato. Som standard settes regnskapsdato automatisk lik fakturadato, men du kan overstyre regnskapsdatoen ved behov. Det vil alltid være regnskapsdato som styrer føringen i regnskapet.
Bokføre leverandørfaktura
1. Fyll ut Leverandør og Fakturadato under Fakturadetaljer dersom dette ikke ble gjort ved opprettelse. Fyll også inn og Konto under Kontering.
Tips: For å velge hvilke kolonner som skal vises under Kontering, klikker du på tannhjulet.
Vær oppmerksom på at hvis du henter frem feltet Ordrereferanse og fyller det ut på leverandørfakturaen, vil ikke ikke denne verdien vises i oversiktsbildet til bokførte og/eller betalte leverandørfakturaer. Det er ordrereferansen fra EHF-fakturaen som vil vises.
Merk at konto ofte fylles ut automatisk basert på tidligere konteringer av fakturaer fra samme leverandør. Hvis du ønsker at systemet alltid skal foreslå den samme kontoen for alle fakturaer fra en gitt leverandør, eller gi deg kontoforslag basert på andre kriterier, for eksempel fordelingsnøkkel eller produktregler (ved mange varelinjer mot faste, men ulike kontoer) endrer du dette per leverandør.
2. Klikk på Bokfør. Når en faktura er bokført, kan den legges til betaling.
Ved å klikke på pilen får du også opp flere valg, blant annet kreditering eller korrigering av føringen. Hvis fakturaen allerede er betalt på andre måter (men vises som ubetalt), kan du klikke på Registrer betaling.
Tips: Får selskapet veldig mange leverandørfakturaer, kan det være nyttig å sette opp regler hvor filer i innboksen automatisk registreres som fakturaer, og eventuelt tildeles videre til andre brukere for godkjenning før betaling og bokføring. Dette kan du lære mer om under Flyt og Tildeling. Du kan også angi at alle fakturaer alltid skal godkjennes før bokføring eller betaling, ved å aktivere funksjonen Krev godkjenning.