Du kan automatisere behandlingen av innkommende filer/fakturaer i ulik grad. Du kan for eksempel velge at alle fakturaer (eller andre dokumenttyper) som sendes til selskapets innboks skal opprettes automatisk, men at tildelingen (til andre brukere for godkjenning) skal skje manuelt. Ønsker du å automatisere ytterligere, kan du velge at opprettede dokumenter automatisk skal tildeles til en eller flere brukere for godkjenning – basert på regler du lager. For å sikre at inngående filer sendes til korrekt godkjenningsregel (hvis du har flere regler) må du også opprette betingelser.
I videoen under (13 min.) viser vi deg hvordan du går frem for å sette opp en slik flyt.
Klikk på CC-ikonet i videoavspilleren for å slå av eller på teksting.
NB! Nytt høsten 2026 (vises ikke i videoen):
- Du kan velge om en faktura skal retildeles hvis fakturaen endres (for eksempel fordi det legges på et prosjekt eller andre forhold som endrer det som ligger til grunn for den opprinnelige tildelingsregelen).
- Det kan opprettes betingelser som baserer seg på egendefinerte dimensjoner – i tillegg til leverandør, prosjekt og avdeling.
- Hvis en godkjenningsregel har flere godkjennere, kan du angi hvor mange av disse som må godkjenne.
- Eget felt for påkrevde dimensjoner i en godkjenningsregel. Når dette velges må brukeren som får tildelt filen, angi prosjekt/avdeling/dimensjon for å kunne godkjenne. Dersom virksomheten bruker viderefakturering, brukeren behandler viderefakturering og klikker på Overfør til ordre og godkjenn, vil ikke fakturaen bli godkjent hvis det mangler prosjekt/avdeling på fakturaen. Dette må altså legges på før godkjenning. Merk at påkrevde dimensjoner i en godkjenningsregel ikke vil fungere dersom funksjonen bokføring ved tildeling er i bruk.