Ved å benytte fakturatolk (tidligere kalt OCR-tolk) vil data automatisk leses av og legges i korrekte felt når du registrerer en PDF- eller bildefil. Fakturatolk aktiveres via Markedsplassen i systemet.
I enkelte tilfeller, for eksempel hvis du har en ny en leverandør eller en eksisterende leverandør som har endret oppsett på sine utgående faktura, kan tolken gjøre feil. Da kan det være nødvendig å gi den litt opplæring.
1. Gå til Regnskap i venstremenyen og velg Leverandørfaktura.
2. Velg aktuell faktura. Klikk direkte på det feltet i fakturaen som fakturatolken eventuelt ikke klarer å tolke, for eksempel Sum å betale. Du får da opp en listevisning. Nå er tolken klar for opplæring.
3. Velg hvilken verdi denne plasseringen på fakturaen skal gjenspeile. I dette tilfellet Fakturabeløp. Nå endres feltet som tolken henter informasjon fra på denne leverandøren.
Får du ikke opp listevisningen når du klikker i dokumentet, kan du klikke på de tre kulepunktene og velge Kjør tolk (OCR/EHF) på nytt.
Tolken husker nå dette feltet og skal i utgangspunktet bruke Sum å betale som verdi Fakturabeløp neste gang du får en faktura fra samme leverandør. Dette må gjerne gjentas noen ganger før tolken er ferdig opplært. Du kan med fordel tidvis kontrollere at tolken henter riktige data, slik at du slipper å korrigere dette i regnskapet på et senere tidspunkt.