Innbetalinger som ikke kan matches av systemet blir ført automatisk mot mellomkonto, og må håndteres manuelt. Som standard er mellomkonto for innbetalinger satt til 2996, men du kan endre konto under Bankinnstillinger. Disse innbetalingene kan enten håndteres direkte fra innbetalinger, eller fra bankavstemming. Dersom du ønsker å håndtere innbetalingene fra bankavstemming, altså bokføre banktransaksjonen istedenfor å matche den fra innbetalingsfunksjonen, kan du lage en bokføringsregel som ignorerer
Tips: I mange tilfeller er det raskest å behandle betalinger uten match via Innbetalt ingen match, men dersom du heller ønsker å håndtere disse betalingene fra bankavstemming, slik at de ikke bokføres mot 2996 og krever videre behandling fra innbetalingsbildet, kan du sette opp en bokføringsregel som ignorerer betalingene som systemet ikke klarer å bokføre (for eksempel som mangler KID). Da vil betalingene ikke bokføres på mellomkonto, og du kan isteden bokføre dem fra bankavstemming.
1. Gå til Bank i venstremenyen og velg Innbetalinger. Klikk på fanen Innbetalt ingen match.
Her finner du en liste over alle innbetalinger som systemet ikke har klart å matche mot faktura/kunde, leverandør eller eventuelt en annen hovedbokskonto.
Tips: Det kan være lurt å hente frem kolonnene Debitor og Beskrivelse for å gjøre det lettere å tyde betalingene. Dette gjør du ved å redigere kolonneoppsettet (tannhjulet).
2. For å håndtere innbetalingene manuelt, velger du de tre kulepunktene på linjen tilhørende en innbetaling.
Du kan føre innbetalingen direkte mot en faktura, kunde, leverandør eller hovedbokskonto. Følgende valg vil endre statusen til Innbetalt og bokført:
- Velg faktura manuelt: velges hvis du vet hvilken faktura betalingen tilhører. Systemet vil matche innbetalingen mot fakturaen og automatisk lukke postene i åpne poster.
- Velg kunde manuelt: velges hvis du vet hvilken kunde, men ikke faktura, betalingen tilhører. Systemet fører betalingen mot kunden, og betalingen legger seg som en åpen post på reskontro.
- Velg leverandør manuelt: velges hvis betalingen kommer fra en bestemt leverandør. Systemet fører betalingen mot leverandøren, og betalingen legger seg som en åpen post på reskontro.
- Velg hovedbokskonto manuelt: velges når innbetalingen skal føres direkte mot en hovedbokskonto.
- Endre status til bokført og betalt: velges når innbetalingen allerede er behandlet eller korrigert direkte i regnskapet. Dette endrer kun betalingsstatus på betalingen.
Dersom innbetalingen ikke skal føres i regnskapet, og du vil fjerne den fra bankmodulen, kan du også kreditere hele betalingen. Da velger du Krediter bilag på betaling. Merk at dette også vil kreditere andre betalinger som eventuelt er ført på det samme bilaget. Det kan derfor være lurt å sjekke om bilaget inneholder betalinger som ikke skal krediteres, og eventuelt korrigere innbetalingen direkte på bilaget dersom dette er tilfellet.
Det er også mulig å lage en regel for innbetalingen, og lignende fremtidige betalinger, via de tre kulepunktene. Da vil systemet bruke informasjon fra betalingen i forslag til ny regel. Du kan lese mer om bokføringsregler her.
Merk: Vi anbefaler å håndtere innbetalinger uten match fra listen i bankmodulen, og ikke korrigere direkte på bilaget, da korrigeringer direkte på bilaget ikke gjør at betalingen flyttes til Betalt og fullført. Hvis betalingen likevel er korrigert i regnskapet, kan du velge Endre status til bokført.