Du kan sette opp bokføringsregler for innbetalinger som kommer inn fra bank, for eksempel innbetalinger uten match eller innbetalinger du ønsker å føre mot en spesiell konto.
1. Gå til Bank i venstremenyen og velg Innbetalinger. Klikk på de tre kulepunktene og velg Bokføringsregler bank.
Tips: Det kan være lurt å hente frem kolonnene Debitor og Beskrivelse for å gjøre det lettere å tyde betalingene. Dette gjør du ved å klikke på tannhjulet og redigere kolonneoppsettet.
Systemet har allerede en standardregel som er aktivert på alle nye selskaper. Denne regelen ignorerer alle betalinger som mangler både konto fra, fakturanummer og KID. Betalingene legger seg under skjulte innbetalinger, som du kan lese om her. Du kan gjøre endring på standardregelen som ønskelig, eller lage nye regler. Du kan opprette så mange regler du ønsker.
2. For å lage ny regel, klikk på Ny regel.
3. Fyll inn beskrivelse og velg kriterier for regelen. Du kan legge til flere kriterier for én regel ved å klikke på + Legg til kriterie.
En bokføringsregel er bygd opp slik at alle kriteriene må være oppfylt for at regelen skal inntreffe. I eksempelet over betyr det at dersom innbetalingen har enten konto fra, fakturanummer eller KID vil regelen ikke inntreffe på denne innbetalingen.
Under ser du hvilke filtre du kan bruke i et kriterium. Du kan for eksempel velge at regelen skal gjelde for alle innbetalinger som inneholder et unikt fakturanummer eller en spesifikk beskrivelse.
I feltet indikert med blank, skriver du for eksempel hva fakturanummeret skal være. Hvis du ønsker at kriteriet for at regelen skal fange opp innbetalinger der feltet er tomt (for eksempel at betalingen mangler fakturanummer), lar du feltet stå uten innhold.
For å fjerne et filter, klikker du på minus-symbolet til høyre.
4. Under Handling velger du hvordan innbetalingen skal behandles.
- Bokfør uten match: Innbetalingen bokføres uten å matches og føres mot en mellomkonto for innbetalinger.
- Ikke bokfør: Innbetalingen legger seg sammen med de andre innbetalingene under Alle, men blir ikke bokført. Dette brukes kun for å vise selve innbetalingen i listen.
- Ignorer betaling: Innbetalingen blir ignorert fullstendig, og vises kun under Skjulte innbetalinger. Den kan ikke bokføres eller behandles senere.
- Bokfør til konto: Innbetalingen kan bokføres direkte mot en unik konto. Hvis du for eksempel velger konto 1900, vil betalinger som oppfyller kriteriene i regelen krediteres denne kontoen. Du kan velge både hovedbokskonto og reskontro.
Bokføringsreglene følger et prioriteringsprinsipp, der systemet først sjekker om innbetalingen treffer den øverste regelen. Hvis den ikke finner en match, går systemet videre til neste regel. Så snart det finner en regel som oppfyller alle kriteriene, benyttes denne til å behandle innbetalingen. Påse derfor at reglene ligger i riktig rekkefølge dersom det er overlapp mellom dem. For å endre rekkefølgen, kan du dra reglene opp og ned i listen over regler som du finner til venstre i bildet.
Tips: når innbetalingene bokføres uten match, føres de mot en mellomkonto som settes opp i innstillinger (standard mellomkonto for innbetalinger er 2996). Da kan du behandle innbetalingene direkte fra bankmodulen. Les mer om håndteringer av innbetalinger uten match her.