Varelager er en viktig post i regnskapet, men også et område hvor det ofte oppstår feil. Feilene kan skyldes manglende varetelling, svak dokumentasjon, feil priser, ukurante varer eller avvik mellom lagersystemet og det som faktisk finnes på lager.
Siden varelager påvirker både balansen og resultatet, kan feil i lageret få stor betydning for regnskapet. Derfor er det viktig å forstå hva varelager er, hvordan det skal verdsettes, og hvilke krav som stilles til dokumentasjon og varetelling.
I denne artikkelen ser vi nærmere på hva varelager er, hvorfor det er viktig, hvordan varelager kan bokføres og verdsettes, og hva selskapet bør huske på ved varetelling.
Hva er varelager?
Varelager er varer selskapet eier, men som ikke er solgt eller brukt ennå. Dette kan for eksempel være:
- handelsvarer kjøpt inn for videresalg
- råvarer som skal brukes i produksjon
- varer under tilvirkning
- ferdigvarer
- reservedeler eller materiell
Varelager føres som en eiendel i balansen fordi selskapet har kontroll over varene, og fordi varene forventes å gi en fremtidig inntekt eller nytte.
Hvorfor er varelager viktig?
Varelager påvirker både balansen og resultatet.
Når varer kjøpes inn, blir de ikke nødvendigvis en kostnad med en gang. Varene blir først en kostnad når de selges eller forbrukes. Varer som fortsatt ligger på lager ved periodens slutt, skal derfor normalt stå som en eiendel i balansen.
For eksempel kan et selskap kjøpe inn varer for 50 000 kroner ekskl. mva som skal selges videre. Så lenge varene fortsatt ligger på lager, er de en eiendel for selskapet.
Kjøpet kan da føres slik:
Når fakturaen betales, kan betalingen føres slik:
Varen blir altså ikke en kostnad bare fordi den kjøpes inn. Den blir først en kostnad når den selges eller forbrukes.
Dersom varer med en kostpris på 10 000 kroner senere selges, flyttes kostnaden fra varelager i balansen til varekostnad i resultatregnskapet.
Hvordan verdsettes varelager?
Når varelageret skal verdsettes, må selskapet først finne anskaffelseskost for varene. Anskaffelseskost er det varen har kostet å kjøpe eller produsere. Dette kan inkludere innkjøpspris og eventuelle direkte kostnader som frakt, toll eller andre kostnader som er nødvendige for å få varen klar for salg eller bruk.
Dersom selskapet kjøper inn like varer til ulike priser gjennom året, må det brukes en metode for å fastsette hvilken kostpris som skal ligge igjen på lager. Vanlige metoder er FIFO og gjennomsnittspris. FIFO betyr at de eldste varene anses solgt først. Varene som ligger igjen på lager, vil derfor normalt verdsettes til de nyeste innkjøpsprisene. Ved gjennomsnittspris beregnes kostprisen ut fra gjennomsnittlig innkjøpspris for varene.
Når anskaffelseskost er beregnet, må selskapet vurdere om varen fortsatt er verdt dette beløpet. Varelager skal normalt verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Enkelt forklart betyr det at lageret ikke skal stå til en høyere verdi enn det selskapet realistisk kan få igjen for varene. Dersom varer har falt i verdi, kan det være aktuelt med nedskrivning. Dette omtales ofte som ukurans.
Vær også oppmerksom på at forskjeller mellom regnskapsmessig og skattemessig verdi på varelager kan gi midlertidige forskjeller.
Du kan lese mer om midlertidige forskjeller her.
Du kan lese mer om hvordan varelager behandles i årsavslutningen her.
Hva er ukurans?
Ukurans betyr at varer har mistet verdi, for eksempel på grunn av skade, alder, endret etterspørsel eller teknologisk utvikling.
Eksempler på ukurante varer kan være:
- elektronikk som er teknologisk utdatert
- klær som er blitt umoderne
- matvarer med utløpt holdbarhetsdato
Slike varer kan ofte ikke selges til full pris, og i noen tilfeller kan de ikke selges i det hele tatt. Når selskapet oppdager ukurans, må det vurderes om varene skal nedskrives til en lavere verdi. Dette reduserer den regnskapsmessige verdien av varelageret.
Varetelling og dokumentasjon
Dersom selskapet har varer av betydning på lager ved regnskapsårets slutt, må varelageret telles og dokumenteres. Varetellingen er viktig fordi varer som fortsatt ligger på lager, normalt ikke skal kostnadsføres før de selges eller forbrukes.
En lagerliste fra systemet er ikke alltid nok. Lagersystemet viser hva som skal være på lager, mens en fysisk varetelling viser hva som faktisk finnes.
Varetellingen bør gjennomføres så nært balansedagen som mulig, for eksempel rundt 31.12 dersom selskapet følger kalenderåret. Dersom lageret telles før eller etter balansedagen, må selskapet ta hensyn til varer som er kjøpt, solgt, mottatt eller sendt mellom telledatoen og balansedagen.
Ved varetelling bør selskapet kunne dokumentere:
- dato for tellingen
- hvem som har telt lageret
- hvilke varer som er telt
- antall per vare
- verdi for hver enkelt vare
- total verdi
- eventuelle avvik mellom fysisk lager og lagersystem
- hvordan avvik er behandlet
- hvem som har kontrollert og godkjent lagerlisten
Ved periode- eller årsslutt bør lagerlisten avstemmes mot saldoen i regnskapet. Eventuelle differanser bør forklares og korrigeres.
Varetellingslistene bør dateres og signeres av den som har foretatt opptellingen. Listene er en del av regnskapsdokumentasjonen og må oppbevares etter de vanlige oppbevaringsreglene.
Praktiske tips før varetellingen
En god varetelling starter før selve tellingen. For å gjøre arbeidet enklere og redusere risikoen for feil, bør selskapet forberede tellingen godt. Det kan være lurt å:
- planlegge varetellingen i god tid
- rydde lageret før tellingen starter
- lage en enkel instruks dersom flere personer skal telle
- skrive ut tellelister fra lagersystemet, dersom selskapet bruker dette
- sørge for at alle varetyper kommer tydelig frem på tellelistene
- bruke nummererte tellelister eller annen tydelig oversikt
- ta med alle varer i tellingen, også ukurante, skadde eller gamle varer
- ha et system for hva som er telt, og hva som fortsatt gjenstår
Målet er at tellingen skal kunne etterprøves i ettertid. Det bør derfor være tydelig hva som er telt, hvem som har telt, når tellingen er gjort, og hvordan eventuelle avvik er håndtert.