Før du setter opp Unimicro Bridge, bør du avklare om løsningen skal brukes av en bedrift eller en frivillig organisasjon. Dette kan påvirke hvordan løsningen bør settes opp, hvilken informasjon som må hentes fra salgskanalen og betalingsleverandøren, og hvilken dokumentasjon som må være tilgjengelig i regnskapet.
Dokumentasjonskravene avhenger blant annet av virksomhetstype, hva slags salg eller innbetaling det er snakk om, og om virksomheten er bokføringspliktig eller merverdiavgiftspliktig.
Unimicro Bridge kan bidra til å samle og strukturere informasjon fra salgskanaler og betalingsleverandører. Det gjør det enklere å bokføre salg, innbetalinger, gebyrer og oppgjør, og å avstemme og dokumentere grunnlaget for regnskapet.
Dokumentasjonskrav for bedrifter
For bedrifter kan kravene til dokumentasjon ofte være mer omfattende enn for frivillige organisasjoner. Når en bedrift selger en vare eller tjeneste, må salget kunne dokumenteres. Det betyr at dokumentasjonen normalt bør vise opplysninger om:
- Hva som er solgt
- Hvem som har solgt varen eller tjenesten
- Hvem som har kjøpt varen eller tjenesten, når dette er påkrevd
- Når salget skjedde
- Hvilket beløp som skal betales
- Om det er beregnet merverdiavgift eller andre avgifter
Disse opplysningene fremgår normalt av et salgsdokument, for eksempel en faktura eller kvittering. Salgsdokumentet skal gjøre det mulig å kontrollere salget i etterkant, og kan blant annet inneholde:
- Dato for salget
- Faktura- eller kvitteringsnummer
- Selgers navn og organisasjonsnummer
- Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer, når dette er påkrevd
- Beskrivelse av varen eller tjenesten
- Antall, mengde eller omfang
- Leveringssted og leveringstidspunkt
- Beløp som skal betales
- Betalingsfrist
- Merverdiavgift, dersom det er aktuelt
Dersom salget omfatter ulike MVA-satser, bør beløpene normalt spesifiseres hver for seg.
Ved salg i nettbutikk vil dokumentasjonen ofte bestå av informasjon fra både nettbutikken og betalingsleverandøren. Nettbutikken viser gjerne hva kunden har kjøpt, tidspunkt for salget, pris, merverdiavgift og eventuell kundeinformasjon. Betalingsleverandøren viser hvordan betalingen er gjennomført, hvilke gebyrer som er trukket, og hvilket beløp som faktisk er utbetalt til bedriften. Samlet gir dette grunnlaget for bokføring, avstemming og dokumentasjon av salget.
Dokumentasjonskrav for frivillige organisasjoner
For frivillige organisasjoner kan dokumentasjonskravene variere. Det avhenger blant annet av om organisasjonen er bokføringspliktig, og hva slags innbetalinger det gjelder.
En frivillig organisasjon kan for eksempel ha inntekter fra kiosksalg, loddsalg, dugnader, arrangementer eller annet salg der betaling skjer via Vipps, kort eller andre mobile betalingsløsninger.
Det viktigste er at organisasjonen kan dokumentere hva innbetalingen gjelder, når den kom inn, hvilket beløp som er mottatt, og hvordan den er behandlet i regnskapet.
Dersom organisasjonen selger varer eller tjenester, for eksempel ved kiosksalg, arrangementer eller dugnader, bør det være mulig å dokumentere:
- Hva som er solgt
- Når salget skjedde
- Hvordan betalingen ble gjennomført
- Hvilket beløp som ble betalt
- Eventuelle gebyrer som er trukket
- Hvilket beløp som faktisk ble utbetalt til organisasjonen
Når organisasjonen har flere typer inntekter, kan det vært lurt å skille disse. Dette gjør det enklere å bokføre inntektene riktig og vurdere om de skal behandles med eller uten merverdiavgift.
Kontantsalg, kasse og dagsoppgjør
Kontantsalg er salg der kunden betaler samtidig som varen eller tjenesten leveres. Dette kan for eksempel være betaling med kontanter, betalingskort, Vipps eller andre betalingsløsninger på mobil. Salg over internett regnes ikke som kontantsalg etter bokføringsregelverket.
Kontantsalg kan være aktuelt for både bedrifter og frivillige organisasjoner. Eksempler kan være kiosksalg, salg på arrangementer, loddsalg, dugnad eller annet salg med direkte betaling.
Ved kontantsalg kan det være krav til kassasystem og dagsoppgjør. Dette avhenger blant annet av virksomhetstype, omfang og om salget er fast, sporadisk eller ambulerende.
Bedrifter og kontantsalg
For bokføringspliktige bedrifter skal kontantsalg som hovedregel registreres i et kassasystem. Dette gjelder salg der kunden betaler samtidig som varen eller tjenesten leveres, for eksempel med kontanter, kort eller Vipps. Alle salg skal normalt registreres når salget skjer, og kassasystemet skal kunne dokumentere salget og gi kunden kvittering.
En bankterminal eller en mobil betalingsløsning, for eksempel Vipps, er ikke det samme som et kassasystem. Slike løsninger kan vise at kunden har betalt, men de dokumenterer ikke nødvendigvis hva som er solgt. For å dokumentere salget må det også fremgå hvilke varer eller tjenester betalingen gjelder, hvilket beløp som er betalt, tidspunktet for salget og eventuell merverdiavgift. Dersom bedriften har krav om kassasystem, kan ikke bankterminal eller Vipps alene erstatte dette.
Ved dagens slutt skal det normalt tas ut eller lagres en Z-rapport eller summeringsrapport fra kassasystemet. Dette inngår i dagsoppgjøret, der dagens salg og betalinger kontrolleres og avstemmes mot rapporter fra kassasystemet, betalingsterminalen eller betalingsløsningen.
Et dagsoppgjør bør blant annet vise:
- Dagens registrerte salg
- Betalinger med kort, kontanter eller andre betalingsmåter
- Rapport fra kassasystem, betalingsterminal eller betalingsløsning
- Eventuelle differanser, og forklaring på disse
- Hvem som har telt opp og avstemt oppgjøret
- Dato for oppgjøret
Unntak fra kravet om kassasystem
I enkelte tilfeller er det ikke krav om å bruke kassasystem ved kontantsalg. Dette kan blant annet gjelde dersom:
- Kontantsalget er under 50 000 kroner ekskl. merverdiavgift per år
- Virksomheten har ambulerende eller sporadisk kontantsalg under tre ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av et regnskapsår
Selv om det ikke er krav om kassasystem, må kontantsalget fortsatt dokumenteres. Dette kan for eksempel gjøres med:
- Innbundet bok med forhåndsnummererte sider
- Daterte og forhåndsnummererte salgsbilag
- Kvitteringsblokk
- Datert og signert oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter
Frivillige organisasjoner og kontantsalg
For frivillige organisasjoner avhenger reglene blant annet av om organisasjonen er bokføringspliktig, hva slags salg det gjelder, og om salget er fast eller sporadisk. Uansett bør organisasjonen ha god oversikt over salg, betalinger og oppgjør.
Ved kiosksalg, loddsalg, dugnader og arrangementer bør oversikten vise:
- Hva som er solgt
- Hvor mye som er solgt
- Hvilke betalinger som er mottatt
- Eventuelle gebyrer
- Hvilket beløp som faktisk er utbetalt
- Hvem som har telt opp eller avstemt oppgjøret
Mange frivillige organisasjoner bruker Vipps eller andre mobile betalingsløsninger. Disse kan dokumentere at en betaling er mottatt, men det bør også dokumenteres hva betalingen gjelder.
Det kan derfor være lurt å se betalingsrapporten sammen med annen dokumentasjon, for eksempel salgsoversikt, billettoversikt, vareliste eller oppstilling over ut- og innleverte varer.
Hvordan Unimicro Bridge bidrar
Unimicro Bridge kobler sammen informasjon fra salgskanalen og betalingsleverandøren, og overfører grunnlaget til regnskapssystemet.
Når en kunde betaler med for eksempel Vipps, kort eller en annen betalingsløsning, kan Unimicro Bridge bidra til at salget bokføres automatisk i regnskapet. Løsningen kan også håndtere oppgjøret fra betalingsleverandøren, slik at gebyrer og faktisk utbetalt beløp blir behandlet riktig.
Dette gjør det enklere å bokføre salg, betalinger og oppgjør uten å måtte føre alt manuelt. Samtidig blir det enklere å avstemme hva som er solgt, hva kunden har betalt, hvilke gebyrer som er trukket, og hva som faktisk er utbetalt til virksomheten.
Relevante artikler