Når du setter opp en integrasjon i Unimicro Bridge, må du velge bokføringsmetode. Bokføringsmetoden bestemmer hvordan salg, betalinger, gebyrer og oppgjør skal behandles i regnskapet. Unimicro Bridge bruker metoden til å koble innbetalinger fra for eksempel Vipps eller Stripe mot riktig grunnlag i regnskapet. Dette kan være en faktura, et dagsoppgjør eller salg registrert i et annet system.
Med oppgjør menes vanligvis utbetalingen eller oppgjørsrapporten fra betalingsleverandøren, for eksempel Stripe eller Vipps. Et oppgjør kan bestå av én eller flere betalinger, fratrukket eventuelle gebyrer.
Dagsoppgjør betyr at flere salg eller betalinger samles og dokumenteres samlet for én dag.
Hva bokfører Unimicro Bridge?
Unimicro Bridge håndterer to ting:
1. Salgsdokument
Dette viser hva som er solgt, når salget skjedde, hvem kunden er, og hvilket beløp som skal bokføres som inntekt.
2. Betaling
Dette viser at kunden har betalt, hvordan betalingen ble gjennomført, eventuelle gebyrer og hvilket beløp som faktisk er utbetalt.
Både salgsdokumenter og betalinger kan bokføres på to måter:
Hvilken bokføringsmetode du velger, bestemmer hvordan Unimicro Bridge skal håndtere salgsdokumenter og betalinger.
Salgsdokumentet kan komme fra ulike steder. Det kan for eksempel lages av en nettbutikk, et kassasystem, et annet system eller av Unimicro Bridge.
Valgene du gjør påvirker også hvordan betalingene kan avstemmes mot bank og oppgjør fra betalingsleverandøren.
De vanligste bokføringsmetodene
I Unimicro Bridge finnes det flere bokføringsmetoder. Hvilken metode du bør velge, avhenger av hvordan salget og betalingen skal dokumenteres.
Nettbutikk: Oppgjør
Denne metoden brukes når salgsdokumentet opprettes i nettbutikken.
Det betyr at nettbutikken allerede har informasjon om salget, for eksempel hva som er solgt, hvem kunden er og hvilket beløp som skal betales.
Unimicro Bridge bruker da informasjon fra nettbutikken og matcher betalingen fra betalingsleverandøren mot salget.
Denne metoden passer typisk når:
- Salget skjer i en nettbutikk
- Nettbutikken lager salgsdokumentet
- Betalingene skal matches én og én mot salgene
- Du ønsker å avstemme betalingene mot oppgjør fra betalingsleverandøren
Betalingsleverandør: Daglig salgsdokument
Denne metoden brukes når Unimicro Bridge skal lage et samlet salgsdokument for dagen.
Det betyr at salg og betalinger samles i et dagsoppgjør, i stedet for at hvert salg bokføres som et eget salgsdokument.
Denne metoden kan være aktuell når salget kan dokumenteres samlet per dag, og det ikke er behov for et eget salgsdokument for hver enkelt betaling.
Den kan for eksempel passe for enkelte frivillige organisasjoner eller andre som har enklere dokumentasjonsbehov.
Denne metoden passer typisk når:
- Salget kan dokumenteres samlet per dag
- Det er tilstrekkelig med dagsoppgjør
- Unimicro Bridge skal lage salgsdokumentet
- Betalingene bokføres samlet
Faktura: Oppgjør
Denne metoden brukes når salgsdokumentet allerede finnes som en faktura i et annet system.
Det betyr at inntekten er dokumentert gjennom fakturaen, og at Unimicro Bridge skal koble betalingen fra betalingsleverandøren mot denne fakturaen.
Denne metoden passer typisk når:
- Kunden har fått faktura
- Fakturaen allerede finnes i regnskapssystemet eller i et annet system
- Betalingen kommer via en betalingsleverandør
- Betalingen skal matches én og én mot riktig faktura
Et eksempel kan være at en kunde betaler en faktura med Vipps eller en annen betalingsløsning. Da må betalingen kobles mot fakturaen, slik at fakturaen blir registrert som betalt.
Kasse: Oppgjør
Denne metoden brukes når salget registreres i et kassasystem.
Kassasystemet dokumenterer hva som er solgt, mens betalingsleverandøren dokumenterer hvordan kunden har betalt.
Unimicro Bridge hjelper med å koble oppgjør fra betalingsleverandøren mot salget fra kassasystemet.
Denne metoden passer typisk når:
- Salget registreres i et kassasystem
- Kassasystemet lager salgsdokumentasjon
- Betalingene kommer via kort, Vipps eller annen betalingsløsning
- Salget og betalingene skal avstemmes samlet mot dagsoppgjør
En bankterminal eller mobil betalingsløsning er ikke det samme som et kassasystem. Betalingsløsningen kan vise at kunden har betalt, men kassasystemet viser hva som faktisk er solgt.
Betalingsleverandør: Salgsdokument per betaling
Denne metoden brukes når Unimicro Bridge skal lage ett salgsdokument for hver betaling.
Det betyr at hver betaling bokføres enkeltvis, og at Unimicro Bridge lager salgsdokumentet basert på informasjonen fra betalingsleverandøren.
Denne metoden kan være aktuell når det er behov for mer detaljert dokumentasjon, for eksempel når hvert salg må dokumenteres separat.
Denne metoden passer typisk når:
- Hvert salg skal dokumenteres separat
- Unimicro Bridge skal lage salgsdokumentet
- Hver betaling skal bokføres én og én
- Virksomheten har behov for mer detaljert dokumentasjon
- Dagsoppgjør ikke er tilstrekkelig
Hvilken metode bør jeg velge?
Det finnes ikke én metode som passer for alle.
Valget av bokføringsmetode avhenger blant annet av hvilken betalingsleverandør du bruker, hvilken type virksomhet du har, hva slags innbetaling det gjelder, og hvordan salget skal dokumenteres.
Som hovedregel vil virksomheter med bokførings- eller merverdiavgiftsplikt ofte ha strengere krav til dokumentasjon enn enkelte frivillige lag og organisasjoner. For slike virksomheter kan det derfor oftere være nødvendig med bokføring per salg eller per betaling.
Frivillige organisasjoner kan i noen tilfeller bruke dagsoppgjør i større grad, men dette avhenger av hva slags innbetalinger organisasjonen har, og hvilke krav som gjelder.
Dersom du er usikker, bør du vurdere:
- Hvor salgsdokumentet kommer fra
- Om hvert salg må dokumenteres enkeltvis
- Om betalingene kan bokføres samlet per dag
- Om virksomheten er bokføringspliktig
- Om virksomheten er merverdiavgiftspliktig
- Hvilke krav som gjelder for betalingsleverandøren og typen innbetaling
En enkel måte å tenke på
Når du skal velge bokføringsmetode, kan du stille deg disse spørsmålene:
1. Hvor kommer salgsdokumentet fra?
Kommer det fra nettbutikk, kassasystem, faktura fra et annet system, eller skal Bridge lage det?
2. Skal salget bokføres enkeltvis eller samlet?
Skal hvert salg bokføres hver for seg, eller kan flere salg samles i et dagsoppgjør?
3. Skal betalingen bokføres enkeltvis eller samlet?
Skal hver betaling matches én og én, eller kan betalingene samles i et oppgjør?
4. Hvilke dokumentasjonskrav gjelder?
Har virksomheten krav til detaljert salgsdokumentasjon, eller er dagsoppgjør tilstrekkelig?
Relevante artikler