1. Bestem dato for oppstart
Ting tar tid selv om prosessen er ganske automatisert. Tidsrommet må være basert på kompleksitet og størrelse på selskapet. De minste selskaper kan bruke få timer, mens mer komplekse selskap kan bruke flere dager. Ta kontakt med oss for å få hjelp til dette.
2. Oppstart
Opprett nytt selskap og gå gjennom firmaoppsett.
Systemet kommer med forhåndsdefinerte nummerserier, det er derfor ikke nødvendig å gjøre dette steget med mindre du ønsker å overstyre systemets standard nummerserie. Dette gjelder også nummerserie for ansattreskontro.
4. Vurder å tilpasse kontoplanen
Opprett nye hovedbokskontoer etter behov. Vi anbefaler alltid at du benytter systemets standard hovedbokskontoer, men du kan enkelt opprette egne, skjule og sperre kontoer som ikke brukes.
5. Tilpass dimensjoner (prosjekt/avdeling)
Opprett dimensjoner og benytt de på ansatte, arbeidsforhold, faste eller variable lønnsposter.
6. Gå gjennom lønnsinnstillinger
Du bør gå gjennom lønnsinnstillinger for å se om det er tilpasninger som kan gjelde akkurat ditt selskap.
7. Vurder å tilpasse lønnsarter
Du kan opprette egne lønnsarter ved behov. Vi anbefaler alltid at du benytter systemets standard lønnsarter, og at du unngår å endre eksisterende lønnsarter.
8. Importer ansatte, arbeidsforhold og permisjoner.
Importere ansatte, arbeidsforhold og permisjoner krever at du enten har en Avstemmingsrapport (A07) tilgjengelig, eller at du setter opp Altinn-innstillinger, før du starer.
Dersom du har mindre enn 10 ansatte anbefaler vi at du registrerer ansatte, arbeidsforhold og permisjoner manuelt. Du kan ikke bruke dette som en anledning til å rydde i ansattregisteret. Ble stillingen rapportert i a-meldingen uten sluttdato fra det gamle systemet, må du registrere den inn i det nye systemet (selv om den skulle ha vært avsluttet).
Manuelt oppsett
Du må bruke nøyaktig samme:
- Virksomhetsnummer på stillinger/arbeidsforhold. Antall aktive/åpne stillinger/arbeidsforhold på hver ansatt må være med
- Ansattdato
- Stillingskode o.l
- Type arbeidsforhold og ansettelsesform
- Stillingsprosent
Du får ikke avvikskode til tross for at stillings-ID/arbeidsforholds-ID ikke er den samme, forutsatt at hver ansatt har samme antall stillinger per virksomhetsnummer som tidligere, og arbeidsforholdene har samme ansattdato (startdato) som før.
Alternativt kan du avslutte alle arbeidsforhold i det gamle lønnssystemet, for så å sette startdato i nytt lønnssystem. Vær oppmerksom på at sluttdato i det gamle systemet ikke kan være identisk til startdato i det nye systemet. Dersom sluttdato i det gamle systemet er 15.03.xx, må startdato i det nye systemet være 16.03.xx slik at datoene ikke overlapper.
9. Importer feriepengegrunnlag
Importere feriepengegrunnlag må gjøres etter at ansatte er registrert i systemet og du gjør det samme sted som du importerer ansatte. Dersom du har mindre enn 10 ansatte anbefaler vi at du registrerer feriepengegrunnlag manuelt
Dersom du har mindre enn 10 ansatte anbefaler vi at du registrerer faste lønnssatser manuelt.
Dersom du har mindre enn 10 ansatte anbefaler vi at du registrerer faste lønnsposter manuelt.
12. Registrer lønnshistorikk
Dersom det tidligere har vært kjørt lønn på de ansatte i et annet system, kan du registerer lønnshistorikken på de ansatte i egen lønnsavregning. Etter innføringen av ekstra 5 prosent arbeidsgiveravgift er det viktigere enn noen gang å registrere lønnshistorikk på ansatte ved overgang til nytt lønnssystem
Dette må du tenke på før du sender første a-melding
Unngå overlapping av a-meldinger. Bestem derfor hvilken periode som skal være den siste i gammelt system og den første i nytt system.
Tips! Bestill gjerne en fagkonsulent for hjelp til overgangsprosessen for å unngå feil
NB! Når du bytter lønnssystem er det viktig at arbeidsforhold er korrekt fylt ut i det nye systemet. Hvis noe er feil kan du risikere feil i Aa-registeret. Dette kan være vanskelig å rette opp i. Hvis du får avvikskode på a-meldingen kan du se om det skyldes andre årsaker.
Overgang fra Unimicro V3 til Unimicro Lønn
Dersom du allerede har en eller flere selskap i Unimicro V3 vil en overgang til Unimicro Lønn være relativt smidig for de aller fleste. Ønsker du hjelp med overgangen?