Når du registrerer åpningsbalanse for et nyetablert AS, kan stiftelsesutgiftene behandles på to ulike måter. Hvordan de skal bokføres, avhenger av om stiftelsesutgiftene skal dekkes av det innbetalte aksjeinnskuddet, eller om stifterne betaler inn et ekstra beløp til selskapet i tillegg til aksjekapitalen for å dekke stiftelsesutgiftene.
Stiftelsesutgifter er utgifter som er direkte knyttet til opprettelsen av selskapet. Dette kan for eksempel være registreringsgebyr til Brønnøysundregistrene, gebyr til banken for bekreftelse av aksjeinnskuddet, revisorhonorar, advokathonorar eller utarbeidelse av stiftelsesdokumenter.
Etter aksjeloven § 2-5 kan selskapet dekke stiftelsesutgifter så lenge utgiftene ikke overstiger aksjeinnskuddet.
Se hvordan du registrerer åpningsbalanse her.
Stiftelsesutgiftene dekkes av aksjeinnskuddet
Hvis stiftelsesutgiftene skal dekkes av aksjeinnskuddet, velger du Nei på spørsmålet: «Skal stiftelseskostnadene betales inn i tillegg til aksjekapitalen?»
Hvis selskapet for eksempel har 30 000 kr i aksjekapital og et registreringsgebyr til Brønnøysundregistrene på 6 825 kr, bokfører systemet automatisk:
- 1920 - Bankinnskudd: 30 000 kr (debet)
- 2000 - Aksjekapital: 30 000 kr (kredit)
- 2036 - Stiftelsesutgifter: 6 825 kr (debet)
- 2960 - Annen påløpt kostnad: 6 825 kr (kredit)
Stiftelsesutgiftene blir da bokført på konto 2036 Stiftelsesutgifter, mens konto 2960 Annen påløpt kostnad fungerer som en midlertidig gjeldspost frem til fakturaen mottas.
Stiftelsesutgiftene betales inn i tillegg til aksjekapitalen
Hvis stifterne betaler inn et ekstra beløp til selskapet for å dekke stiftelsesutgiftene, i tillegg til aksjekapitalen, velger du Ja på spørsmålet: «Skal stiftelseskostnadene betales inn i tillegg til aksjekapitalen?»
Hvis selskapet har 30 000 kr i aksjekapital og stifterne i tillegg betaler inn 6 825 kr for å dekke registreringsgebyret til Brønnøysundregistrene, blir det totalt innbetalt 36 825 kr til selskapets bankkonto. Systemet bokfører automatisk:
- 1920 - Bankinnskudd: 30 000 kr (debet)
- 2000 - Aksjekapital: 30 000 kr (kredit)
- 1920 - Bankinnskudd: 6 825 kr (debet)
- 2960 - Annen påløpt kostnad: 6 825 kr (kredit)
De ekstra 6 825 kronene betales inn på selskapets bankkonto og skal senere brukes til å betale stiftelsesutgiften. Derfor debiteres konto 1920 Bankinnskudd.
I dette tilfellet brukes ikke konto 2036 Stiftelsesutgifter i åpningsbalansen, fordi stifterne har betalt inn et ekstra beløp til selskapet for å dekke utgiften, i stedet for at utgiften dekkes av aksjeinnskuddet.
Når fakturaen for stiftelsesutgiften mottas
Når du mottar fakturaen, for eksempel fra Brønnøysundregistrene, går du til Leverandørfaktura eller Utgift i venstremenyen og registrerer fakturaen på vanlig måte.
På konteringslinjen bokfører du fakturaen mot:
- 2960 - Annen påløpt kostnad (debet)
Systemet bokfører automatisk mot 2400 Leverandørgjeld (kredit) når leverandørfakturaen registreres.
Bokføringen blir dermed:
- 2960 - Annen påløpt kostnad (debet)
- 2400 - Leverandørgjeld (kredit)
Når fakturaen registreres, nulles den midlertidige gjeldsposten på konto 2960 ut, forutsatt at fakturabeløpet tilsvarer beløpet som ble registrert i åpningsbalansen. Beløpet står deretter som leverandørgjeld frem til fakturaen betales.
Du skal derfor ikke føre fakturaen på konto 2036 Stiftelsesutgifter på nytt når stiftelsesutgiften allerede er registrert gjennom åpningsbalansen. Da ville stiftelsesutgiften blitt registrert to ganger, samtidig som det ble stående igjen en saldo på konto 2960.
Når fakturaen betales
Når fakturaen betales, blir føringen:
- 2400 - Leverandørgjeld (debet)
- 1920 - Bankinnskudd (kredit)
Da nulles leverandørgjelden ut.
Hvis stiftelsesutgiften ikke er registrert i åpningsbalansen
Hvis stiftelsesutgiften skal dekkes av aksjeinnskuddet, men ikke er registrert gjennom åpningsbalansen, kan leverandørfakturaen bokføres direkte mot konto 2036 Stiftelsesutgifter.
På konteringslinjen bruker du:
- 2036 - Stiftelsesutgifter (debet)
Systemet bokfører automatisk mot 2400 Leverandørgjeld (kredit) når leverandørfakturaen registreres.
Når fakturaen betales, blir bokføringen:
- 2400 - Leverandørgjeld (debet)
- 1920 - Bankinnskudd (kredit)
Da nulles leverandørgjelden ut.