Når et selskap kjøper inn utstyr, inventar eller andre driftsmidler, må det vurderes om anskaffelsen skal kostnadsføres direkte eller aktiveres i balansen. Dette skillet er viktig fordi det påvirker både resultatregnskapet og balansen.
Hva er beløpsgrensen?
Et praktisk utgangspunkt er beløpsgrensen på 30 000 kroner ekskl. mva. Dersom selskapet kjøper inn utstyr med en kostpris på under 30 000 kroner ekskl. mva., kan anskaffelsen skattemessig normalt fradragsføres direkte. I praksis vil slike kjøp ofte også kostnadsføres direkte i regnskapet. Det betyr at hele kostnaden føres direkte i resultatregnskapet i kjøpsåret.
Dersom selskapet kjøper inn utstyr med en kostpris på 30 000 kroner eller mer ekskl. mva., og utstyret har en forventet brukstid på minst tre år, er det normalt aktivering som gjelder. Da balanseføres anskaffelsen som en eiendel og kostnadsføres over tid gjennom avskrivninger. Skattemessig skal varige og betydelige driftsmidler normalt avskrives, mens driftsmidler med kortere brukstid enn tre år eller lavere kostpris enn 30 000 kroner kan fradragsføres direkte.
For mva-pliktige selskaper vurderes beløpsgrensen normalt ekskl. mva., fordi inngående merverdiavgift kan fradragsføres. For selskaper som ikke har fradragsrett for merverdiavgift, kan kostnaden som vurderes være inkl. mva.
Det er viktig å være oppmerksom på at dette er en hovedregel. Det kan finnes unntak og særskilte vurderinger, for eksempel ved påkostninger på eksisterende driftsmidler, sammensatte anskaffelser eller immaterielle eiendeler.
Hva betyr kostnadsføring?
Kostnadsføring innebærer at en utgift føres direkte som kostnad i resultatregnskapet. Kostnaden påvirker dermed resultatet fullt ut i den perioden den påløper.
Dette er normalt aktuelt for mindre anskaffelser, løpende drift, reparasjoner og ordinært vedlikehold. Dersom selskapet for eksempel kjøper inn utstyr til under 30 000 kroner ekskl. mva., vil kjøpet som hovedregel kostnadsføres direkte.
Et eksempel på kostnadsføring er dersom et selskap kjøper en kontorstol til 8 000 kroner ekskl. mva. Siden beløpet er under 30 000 kroner ekskl. mva., kostnadsføres kjøpet direkte. Hele beløpet blir dermed en kostnad i resultatregnskapet i kjøpsåret.
Andre eksempler på kostnader som normalt kostnadsføres direkte er kontorrekvisita, mindre verktøy, enkle datatilbehør, reparasjoner og serviceavtaler. Felles for disse er at de enten har lav verdi, kort levetid eller gjelder løpende drift.
Dersom selskapet kjøper flere enkeltstående eiendeler på samme faktura, må det vurderes om hver eiendel skal behandles separat. For eksempel vil kjøp av fem kontorstoler til 8 000 kroner per stykk ikke nødvendigvis innebære aktivering selv om totalsummen er 40 000 kroner. Hver stol kan være en selvstendig eiendel, og vurderingen kan derfor gjøres per eiendel.
Hva betyr aktivering?
Aktivering innebærer at anskaffelsen balanseføres som en eiendel i stedet for å kostnadsføres direkte. Kostnaden tas derfor ikke fullt ut i resultatregnskapet med én gang, men fordeles over eiendelens forventede økonomiske levetid gjennom avskrivninger.
Dette er normalt aktuelt for eiendeler som har en kostpris på 30 000 kroner eller mer ekskl. mva., og som forventes å ha en brukstid på minst tre år.
Et eksempel er dersom et selskap kjøper en maskin til 120 000 kroner ekskl. mva. Maskinen skal brukes i selskapet i fem år. Siden kostprisen er over 30 000 kroner ekskl. mva. og brukstiden er minst tre år, aktiveres maskinen i balansen. Kostnaden fordeles deretter over maskinens levetid gjennom avskrivninger. Dersom maskinen avskrives lineært over fem år, blir den årlige avskrivningen 24 000 kroner. På denne måten fordeles kostnaden over perioden selskapet har nytte av maskinen.
Noen anskaffelser består av flere deler som samlet utgjør én funksjonell enhet. I slike tilfeller kan det være riktig å vurdere anskaffelsen samlet, selv om enkelte deler isolert sett har en lavere verdi. Dette kan for eksempel gjelde deler til en større maskin, et teknisk anlegg eller en samlet investering i inventar og utstyr som fungerer sammen.
Vedlikehold eller påkostning?
En praktisk problemstilling er skillet mellom vedlikehold og påkostning.
Vedlikehold er arbeid som holder en eiendel i samme stand som tidligere. Slike kostnader skal normalt kostnadsføres direkte. Dette kan for eksempel være reparasjon, service eller utskifting til tilsvarende standard.
Påkostning er arbeid som forbedrer eiendelen. Det kan være tiltak som øker kapasiteten, forlenger levetiden eller gir eiendelen en høyere standard enn tidligere. Slike kostnader skal normalt aktiveres.
Et eksempel er dersom et selskap reparerer en maskin slik at den fungerer som før, er dette normalt vedlikehold og kostnadsføres direkte.
Dersom selskapet derimot oppgraderer maskinen slik at den produserer mer enn tidligere eller får lengre levetid, er dette en påkostning som normalt skal aktiveres.
Dokumentasjon
Selskapet bør dokumentere vurderingen av om en anskaffelse skal kostnadsføres eller aktiveres. Dette er særlig viktig ved større beløp eller tilfeller der grensen ikke er helt klar.
Dokumentasjonen bør for eksempel vise:
God dokumentasjon gjør det enklere å sikre riktig og konsekvent behandling, både i bokføringen, årsoppgjøret og ved eventuell kontroll.
For å sikre lik behandling bør selskapet også ha en intern policy for når anskaffelser skal kostnadsføres og når de skal aktiveres. En slik policy bør være konsistent fra år til år og bygge på beløpsgrenser, forventet levetid, vesentlighet og selskapets regnskapsprinsipper.