I denne artikkelen kan du lese om:
Oppstart av AvtaleGiro
For å komme i gang med AvtaleGiro i regnskapssystemet må du først avklare hvilken AvtaleGiro-status selskapet har. Fremgangsmåten varierer avhengig av om selskapet har en aktiv avtale eller ikke, om selskapet har byttet bank, og om avtalen er videreført fra tidligere system.
Selskapet har ikke AvtaleGiro fra før
- Last ned og fyll ut AvtaleGiro-malen og send den til banken. Banken sender den videre til Mastercard, som er leverandør av AvtaleGiro. Link til nedlastning av mal: Mal/Registreringsskjema for Mastercard.
- Når du får en e-postbekreftelse fra Mastercard om at avtalen er registrert, må du videresende bekreftelsen til support, som vil hjelpe deg med å aktivere AvtaleGiro i regnskapssystemet. Gi oss samtidig beskjed om du ønsker å aktivere AvtaleGiro på alle fakturaer, eller kun på fakturaer som opprettetes via rutinen Repeterende faktura.
Selskapet har AvtaleGiro, men har byttet bank
Har selskapet tidligere hatt AvtaleGiro i en annen bank, men nå har byttet bank, følger du fremgangsmåten for nye avtaler som er beskrevet ovenfor. Ved bankbytte behandles AvtaleGiro alltid som en helt ny avtale, som om at selskapet ikke har hatt AvtaleGiro fra før.
Selskapet har AvtaleGiro, og KID-oppsett og kundenummer er videreført fra tidligere system
Du kan bruke denne fremgangsmåten hvis kunden allerede har en aktiv AvtaleGiro-avtale, og KID-oppsett og kundenummer er videreført fra tidligere system. KID-formatet kan tilpasses i systemet hvis kunden har en annen KID-spesifikasjon.
- Endre dataavsender/mottaker av FBO på eksisterende AvtaleGiro-avtale til 00225676. Banken vil hjelpe deg med dette.
- Når du får en e-postbekreftelse fra Mastercard om at avtalen er registrert, må du videresende bekreftelsen til support, som vil hjelpe deg med å aktivere AvtaleGiro i regnskapssystemet. Vi vil da aktivere funksjonen i systemet. Gi oss samtidig beskjed om du ønsker å aktivere AvtaleGiro på alle fakturaer, eller kun på fakturaer som opprettetes via rutinen Repeterende faktura.
- Før første fakturering etter at AvtaleGiro er aktivert, bør du bestille en FBO-fil hos Mastercard. Les filen inn ved å gå til Bank i venstremenyen, klikk på Innbetalinger og Hent og bokfør innbetalingsfil. Dette sørger for at eksisterende AvtaleGiro-kunder markeres som Avtalegiro-kunder på kundekortet.
Hvis du ikke kan lese inn FBO-fil, men vet hvilke kunder som har en eksisterende AvtaleGiro-avtale, kan du aktivere dette manuelt per kundekort under fanen Detaljer og Avtaler faktura. Sett hake ved Påmeldt Avtalegiro, og eventuelt Varsel Avtalegiro dersom kunden ønsker å få varsel om AvtaleGiro på e-post.
Selskapet har AvtaleGiro, men kundenummer er ikke videreført fra tidligere system
Du kan bruke denne fremgangsmåten hvis kunden har en aktiv AvtaleGiro-avtale, men kundenummeret ikke ble videreført over til det nye systemet. I dette tilfellet har du tre muligheter:
- Avslutt eksisterende AvtaleGiro-avtale og følg samme prosess som for ny avtale. Eksisterende AvtaleGiro-kunder må da melde seg på AvtaleGiro på nytt i nettbanken.
- Gjennomfør KID-bytte hos Mastercard. Merk at dette er tids- og kostnadskrevende, men fordelen er at kunden ikke trenger å gjøre noe selv. Kontakt support for et kostnadsestimat.
- Bruk KID-oppsett fra det gamle systemet i kombinasjon med feltet KID-identifikator på kundekortet. Har en kunde fått et annet kundenummer etter overgangen til det nye systemet, legges det gamle kundenummeret inn i dette feltet. Denne prosessen må gjentas for hver kunde som har fått nytt kundenummer.
Tips: Du kan sjekke status på en AvtaleGiro-forsendelse under Bank og Avtalegirobunter. Oppdrag genereres kun én gang per døgn. Buntene bør derfor ikke opprettes umiddelbart etter fakturering.
Bruk av AvtaleGiro
Hvordan lage en AvtaleGiro-faktura
Når du har mottatt bekreftelse fra oss om at AvtaleGiro er aktivert på klienten, kan du sende AvtaleGiro-faktura ved å bruke rutinen for repeterende faktura eller automatisk utsendelse i utsendelsesplanen. Sett AvtaleGiro som førsteprioritet i utsendingsplanen for å sikre automatisk distribusjon til Mastercard. Hvis e-post-varsling er aktivert på kundekortet, vil mottaker også få fakturaen på e-post med et vannmerke.
Det er også mulig å sende manuelle faktura via AvtaleGiro, dersom dette er aktivert på klienten. Faktura lages da på vanlig måte, og sendes automatisk ut ved fakturering dersom automatisk utsending er aktivert. Dersom manuell utsendelse benyttes, må en velge AvtaleGiro i dialogvinduet som kommer opp ved fakturering.
Når kunder foretar av- og påmeldinger av AvtaleGiro etter oppstart
Når kunder foretar nye av- og påmeldinger i sin nettbank, mottar regnskapssystemet varsel om dette fra MasterCard. Dette blir håndtert automatisk, og vi gjør nødvendige endringer på kundene som blir berørt. Du trenger ikke å ta stilling til dette selv.
Avslutte AvtaleGiro
Hvis du ønsker å avslutte AvtaleGiro på selskapet, må du kontakte banken. Du bør også fjerne haken for AvtaleGiro per kundekort og fjerne AvtaleGiro som steg i utsendelsesplanen til kunder.