En repeterende faktura følger samme oppbygging som en vanlig faktura, men har i tillegg en egen fane for innstillinger, samt kolonnene priskilde og prisfaktor på varelinjen. Du kan også periodisere en repeterende faktura. Før du begynner å fakturere må du ha satt opp en standard utsendelsesplan.

1. Gå til Salg i venstremenyen og velg Repeterende faktura.

2. Klikk på Ny repeterende faktura.

3. Gå gjennom feltene under Innstillinger og legg inn det som gjelder for den aktuelle fakturaen:

• Gjenta utsending hver: Hvor ofte faktura skal sendes ut. Velger du for eksempel verdiene "1" og "måned", sendes den ut en gang per måned. Velger du "5" og "uke", sendes den ut hver femte uke.
• Produserer: Velg om repeterende faktura skal generere en faktura eller ordre.
• Klargjøringsdager: Antallet dager faktura skal sendes ut før fakturadato.
• Ingen kredittdager: Sett hake her dersom du ønsker å overstyre eventuelle betalingsbetingelser, eller om du ønsker at forfallsdato skal være lik fakturadato.
• Avtaledato: Brukes for å beregne pris for deler av en måned, dersom du benytter prisfaktor og fakturadato er senere enn avtaledato. Datoen du setter hjelper systemet å beregne riktig startdato for repeterende faktura. Er prisfaktor Fast vil ikke avtaledato ha betydning.
• Neste fakturadato: Dato for utsendelse av neste/første faktura.
• Sluttdato: Siste dato for den repeterende fakturaen. La feltet stå tomt dersom den skal genereres kontinuerlig.
• Maks antall: Hvor mange fakturaer systemet skal generere totalt.
  NB! Det er ikke nødvendig å legge inn både sluttdato og maks antall. Legger du inn begge deler, gjelder det feltet som først avslutter avtalen.
  
  

4. Legg inn øvrige detaljer om fakturaen, på samme måte som når du lager en vanlig faktura.

5. Fakturaen opprettes som inaktiv. Klikk på Aktiver for å aktivere fakturaen.

Tips: Ved å gå til fanen Kommentar kan du legge inn hvilken periode fakturaen gjelder for. Dette vil fremkomme på blanketten til kunden.

NB! Hvis du endrer fakturaadresse eller e-postadresse på kundekortet etter at en repeterende faktura er opprettet, vil ikke disse endringene synkroniseres over til fakturaen. Dette må eventuelt endres direkte på den repeterende fakturaen i tillegg, for eksempel ved å søke opp kunden på nytt på fakturaen.

Periodisere repeterende faktura

1. Klikk på de tre kulepunktene og velg Periodisering. 

2. Klikk på Aktiver Periodisering. Merk at du kun kan periodisere fremover. Du kan velge å utsette periodiseringsstart.

 

Priskilde

For å legge til priskilde klikker du i kolonnen under priskilde på aktuell vare på varelinjen.

• Velg Fast dersom du ønsker at produktprisen skal være den samme hver gang det genereres ny faktura, uavhengig av produktets egentlige pris og eventuelle prisendringer på produktet.
  
  
• Velg Produkt dersom du ønsker at produktprisen på faktura skal oppdateres automatisk når prisen på produktet endres. Dersom prisen på et produkt endres etter repeterende faktura er aktivert, vil prisen oppdateres når systemet genererer neste faktura.
  
  

 

Prisfaktor

For å legge til prisfaktor klikker du i kolonnen under prisfaktor på aktuell vare på varelinjen.

• Velg Fast dersom du ønsker at produktprisen skal følge prisen som er satt på produktet, uavhengig av hvilken periode det faktureres for.
• Velg Pr. måned dersom du ønsker at produktprisen skal gjelde for en måned.
• Velg Pr. kvartal dersom du ønsker at produktprisen skal gjelde for et helt kvartal.
• Velg Pr. år dersom du ønsker at produktprisen skal gjelde for et helt år.
  
  

Eksempel ved bruk av prisfaktor:

Dersom du har en repeterende faktura med månedlig utsending, prisfaktor per kvartal og pris på produkt 15 000 kroner, vil produktprisen per faktura tilsvare 15 000 kroner/3 måneder = 5 000 kroner per faktura.

Har du kvartalsvis utsending, prisfaktor per måned og pris på produkt 15 000 kroner, vil produktprisen tilsvare 15 000 kroner x 3 måneder = 45 000 kroner per faktura.  

NB: Dersom du benytter prisfaktor og første fakturadato er senere enn dato for oppstart av avtalen, må du huske å sette avtaledato for at systemet skal medberegne pris fra avtaledato til fakturadato.