Denne artikkelen gjelder Unimicro Byrå
Oppdragsstyring hjelper deg å planlegge, gjennomføre og følge opp arbeid for kundene dine. For å få best mulig flyt i arbeidet, er det nyttig å forstå hvordan oppdraget henger sammen med oppgavebiblioteket, kundemaler og arbeidstavlen.
NB: Det er kun lisensadministrator som har tilgang til å se og eventuelt redigere oppgaver, kundemaler og oppdrag. Regnskapsførere har kun tilgang til sin arbeidstavle.
Planlegging av oppgaver
Før du oppretter et oppdrag, bør ha tatt en gjennomgang av de forhåndsdefinerte oppgavene i oppgavebiblioteket. Du kan endre eller slette oppgavene, eller opprette nye oppgaver som passer til dine behov og rutiner. Oppgavene kan brukes i både kundemaler og oppdrag. Kategoriene er fastsatt.
Tips: Vi anbefaler at du planlegger og organiserer oppgavene i oppgavebiblioteket nøye før du begynner å lage kundermaler. Når oppgavene først er tatt i bruk i maler eller oppdrag, kan det være mer tidkrevende å gjøre endringer.
Kundemaler
En kundemal er en samling oppgaver hentet fra oppgavebiblioteket, som gjør det enklere å planlegge oppgaver og frister for samme type kunder. Malene kan lages etter bransje, kundens størrelse eller fagområder som lønn, regnskap eller salg.
Opprette oppdrag
Når du oppretter et oppdrag, lager du først et utkast hvor du legger inn informasjon om kunden og oppdraget. Deretter planlegger du oppgaver og frister. Du kan legge til oppgaver fra oppgavebibliotektet eller en kundemal. Hvis du velger en kundemal, får du en ferdig oppgaveliste som kan tilpasses kunden og oppdraget. Til slutt oppretter du selve oppdragsavtalen.
Når alt er kontrollert og oppdragsavtalen er opprettet og signert, er du klar for å aktivere oppdraget. Ved å klikke på Aktiver, skjer følgende:
- Oppgaver og frister blir tilgjengelig på arbeidstavlen til den ansvarlige personen.
- Oppdragets status endres fra Utkast til Aktivt og flyttes til fanen Aktive oppdrag.
- Kunder med status Potensiell kunde får automatisk statusen Aktiv kunde.
Arbeidstavlen
Når et oppdrag aktiveres, vil oppgavene bli synlige på arbeidstavlen til de ansvarlige rollene. Her arbeider du med oppgaver og dokumenterer at de er fullført. Arbeidstavlen er personlig, og du får en oversikt over hva du skal gjøre, hvilke frister som gjelder og status på oppgavene.
For å endre status på en oppgave kan du dra og slippe en oppgave i ønsket kolonne (Planlagt, Påbegynt, Avventer kunde eller Fullført). Setter du status til Fullført, legges den i fanen Oversikt.
Hvis du ønsker å gjøre endringer i oppgavene på arbeidstavlen, må det gjøres direkte i det aktuelle oppdraget eller via tilknyttede kundemaler.
Oppsummering
- I oppgavebiblioteket tilpasser du oppgaver som senere kan brukes i kundemaler og/eller direkte i oppdrag.
- Kundemaler er ferdige oppsett av oppgaver fra oppgavebiblioteket som kan brukes for samme type kunder. De gir et godt utgangspunkt ved opprettelse av nye oppdrag, samtidig som de gjør planlegging av oppgaver og frister enklere og mer effektivt.
- Oppdraget er selve avtalen med kunden. Der kan du legge til og redigere kundespesifikk informasjon, planlegge oppgaver og frister, samt opprette og vedlikeholde oppdragsavtaler.
- Når oppdraget er aktivert, blir oppgavene synlig på arbeidstavlen. Der får du oversikt over hva du skal gjøre og hvilke frister som gjelder.