Bankavstemming er en viktig del av regnskapsarbeidet. For å sikre korrekt regnskap må banktransaksjoner stemme med regnskapsføringen. Systemet gir deg verktøy som gjør bankavstemmingen enklere, raskere og mer oversiktlig.
Konfigurer bankkontoer
Før du begynner bankavstemmingen i regnskapssystemet, må du forsikre deg om at bankkontoene dine er riktig konfigurert i systemet. Gå til innstillinger i toppmenyen og velg Bank. Legg inn relevant kontoinformasjon. Dette vil sikre nøyaktig sammenstilling av banktransaksjoner senere i prosessen.
Importer banktransaksjoner
Dersom du har kobling mot bank, kan du automatisk få inn banktransaksjoner fortløpende. Kontoutskrifter kan også importeres manuelt (merk at dette må være en .csv-fil). Utforsk de tilgjengelige importalternativene og velg den metoden som passer best for deg.
Match transaksjoner og avstem manuelt
Når banktransaksjonene er importert, bør du gå gjennom dem og matche dem med tilsvarende regnskapsoppføringer i systemet. Du kan selv matche transaksjoner basert på beløp og dato, eller be systemet om å se etter match-forslag for deg. Disse forslagene gir deg en oversiktlig liste som du enkelt kan gå gjennom for å bekrefte nøyaktigheten av transaksjonene. Ved å benytte deg av denne funksjonen kan du redusere feil og unngå unødvendige utfordringer under avstemmingen.
Avstem automatisk
Funksjonen Avstem automatisk i bankavstemmingsbildet gjør avstemmingen raskere og enklere. Systemet matcher da banktransaksjoner mot postene i regnskapet, og avstemmer dem automatisk. Du slipper manuell matching, men funksjonen må likevel kjøres hver gang du skal avstemme.
Bruk helautomatisk bankavstemming
Ønsker du å automatisere ytterligere, kan du sette opp en helautomatisk flyt hvor systemet både matcher og avstemmer for deg fortløpende. Dette fordrer at du har kobling mot bank og får kontoutskrifter automatisk importert, og at Automatisk bankavstemming er opprettet under Innstillinger og Automatisering.
Regnskapssystemet bruker algoritmer og integrasjoner med bankene for å automatisk matche innkommende og utgående transaksjoner med bankutskrifter. Dette fjerner behovet for manuell inntasting av data og reduserer risikoen for feil. Ved å automatisere bankavstemmingsprosessen sparer du tid og ressurser, samtidig som nøyaktigheten øker. Du kan tilpasse reglene for bankavstemming slik at systemet håndterer spesifikke transaksjoner etter selskapets behov. Vi anbefaler å ha en fast rutine for å kontrollere at bankavstemmingen er korrekt utført.
Opprett bankposter manuelt
I noen tilfeller vil det være behov for opprette bankposter manuelt. Gå til de tre kulepunktene og klikk på Opprett bankposter manuelt. Legg inn dato, beskrivelse og beløp for hver transaksjon. Husk negativt fortegn for utgående bankposter.
Bokføre banktransaksjon
Å bokføre banktransaksjoner direkte i bankavstemmingsbildet i systemet er en praktisk og tidsbesparende funksjon. Da oppdateres regnskapet umiddelbart mens du utfører bankavstemmingen. Du kan enkelt legge inn nødvendig informasjon, som kontoinformasjon, beløp og eventuelle tilleggsopplysninger for hver transaksjon. Dette sikrer nøyaktig og effektiv bokføring, og fjerner behovet for å hoppe frem og tilbake mellom ulike moduler.
I tillegg til å bokføre banktransaksjoner direkte i bankavstemmingsbildet, kan du sette opp bokføringsregler for å automatisere prosessen ytterligere. Ved å opprette regler basert på spesifikke kriterier, som kontonummer, beløpsintervall eller andre transaksjonsattributter, kan du definere hvordan ulike typer transaksjoner skal bokføres. Dette bidrar til å øke effektiviteten og nøyaktigheten i bokføringsprosessen, da systemet automatisk vil anvende de forhåndsdefinerte reglene for å tildele riktig regnskapskonto til hver transaksjon.
Gjør det til en rutine
Ved å implementere beste praksis for bankavstemming i regnskapssystemet, kan du sikre nøyaktige og oppdaterte regnskapsdata. Konfigurer bankkontoer riktig, importer banktransaksjoner på den måten som passer ditt behov. velg mellom manuell eller automatisk matching: Dra nytte av systemets match-forslag for å forbedre presisjonen under avstemmingen, eller benytt deg av automatisk bankavstemming for å spare tid og øke påliteligheten. Hvis du oppdager avvik, må du undersøke årsaken og korrigere eventuelle feil eller mangler i regnskapet. For å opprettholde nøyaktige regnskapsdata, bør du gjøre bankavstemming til en regelmessig rutine og gjennomføre den jevnlig.
Les alt om bankmodulen i regnskapssystemet her.