Årsavslutning handler om å sikre at regnskapet gir et riktig bilde per 31.12, med riktig periodisering, komplette balanseposter og dokumenterte vurderinger. Under finner du en samling av praktiske tips som gjør årsavslutningen mer effektiv og trygg: hva du bør avstemme og hvilke områder som typisk trenger ekstra oppmerksomhet.
Saldobalanse og hovedbok
- Inngående balanse: Kontroller at inngående balanse i inneværende år samsvarer med utgående balanse fra fjoråret, samt at den går i null. Husk også å fange opp eventuelle tilleggsposteringer eller korrigeringer som ble gjort etter at fjoråret ble ferdig, slik at disse blir korrekt og videreført til årets regnskap.
- Sjekk saldo: Avstem saldobalanse og hovedbok per 31.12 for å sikre at tallene er komplette og konsistente.
Driftsmidler
- Sjekk saldo: Kontroller at saldoen i anleggsregisteret stemmer med regnskapet per 31.12.
- Sjekk tilganger (kjøp): Kontroller at alle kjøpte eiendeler i året er registrert i anleggsregisteret per 31.12, og at de ligger i riktig saldogruppe. Sjekk også at du har lagt inn riktig anskaffelseskost og kjøpsdato.
- Sjekk avganger (salg): Kontroller at alle solgte eiendeler er fjernet fra anleggsregisteret per 31.12. Husk å bokføre salg med gevinst/tap (konto 3800 eller 7800) og avskrivning frem til salgstidspunktet.
- Avskrivninger: Sjekk at avskrivningsplanen er oppdatert (levetid, sats, restverdi, metode) og at det er riktig beregnet.
- Nedskriving: Se etter tegn på verdifall (f.eks. lavere lønnsomhet, teknologisk foreldelse, skade, endret bruk eller ledig kapasitet). Hvis det finnes tegn, vurder gjenvinnbart beløp og bokfør nedskriving ved behov.
- Aktivering vs kostnadsføring: Vurder om noe som er kostnadsført burde vært aktivert (eller omvendt). Husk at driftsmidler som utgjør over 30 000 kr og har en levetid på minst tre år aktiveres. Vedlikehold kostnadsføres som hovedregel, mens påkostninger aktiveres.
- Periodisering: Sjekk at alle kostnader knyttet til perioden før 31.12 er inkludert, selv om faktura ikke er mottatt innen årsslutt eller kommer på nyåret.
Varelager
- Varetelling: Hent varetellingsliste med varenummer, antall, enhet og verdi, samt total. Listen skal være datert og signert, og vise hvem som har telt.
- Ukurans: Vurder om noe er gammelt/ødelagt og må nedskrives.
- Verdsettelse: Vurder korrekt verdi: FIFO eller laveste verdis prinsipp.
- Pris-sjekk: Kontroller at lagerprisene stemmer med siste innkjøpsfaktura.
- Egenproduserte varer: Verdsett til tilvirkningskost.
Kundefordringer
- Sjekk saldo: Sjekk at åpne kundeposter = saldo i regnskapet per 31.12.
- Få oversikt: Last ned oversikt over åpne poster/aldersfordelt liste per 31.12 i Excel og ta en gjennomgang.
- Kreditsaldoer: Se etter og forklar vesentlige kreditsaldoer. Sjekk om det kan skyldes for eksempel kreditnota som ikke er trukket fra i tidligere innbetalinger, dobbeltbetalinger, feil kundekonto, feil innbetalinger eller manglende inntektsføring av faktura. Vurder om det er noen poster som skal reklassifiseres som gjeld eller reverseres.
- Gamle forfalte poster: Følg opp vesentlige og eldre poster. Sjekk om postene er innbetalt etter nyttår. Hvis ikke, vurder om det foreligger uenighet om betaling/reklamasjon for noen av postene. Vurder avsetning for tap hvis det er usikkert om postene blir betalt, eller om det foreligger uenighet.
- Purring/inkasso: Gå gjennom saker til purring/inkasso og sjekk innbetalinger etter nyttår. Vurder om noe kan føres som konstatert tap (endelig tapt). Da må det være dokumentert at det er forsøkt innkrevd og at kunden ikke kan betale (f.eks. konkurs).
- Opptjente, ikke fakturerte inntekter (konto 1530): Sjekk om dere har levert/utført arbeid før 31.12, men som er fakturert i januar.
- Riktig periode: Se på levering og fakturering rundt årsskiftet (desember/januar) for å fange opp feil periodisering (inkl. kreditnota/returer i januar).
- Matching i bank: Sjekk at innbetalinger i bank er koblet til riktig faktura.
- Saldobekreftelser: For vesentlige utestående poster kan du vurdere om det er behov for at kunden bekrefter saldoen.
- Bonusavtaler: For kunder med bonusavtaler må det beregnes og settes av for skyldig bonus.
- Konsernmellomværende: Konsernmellomværende bør spesifiseres og avstemmes.
Aksjer
- Sjekk saldo: Kontroller at aksjene i regnskapet er bokført med riktig verdi.
- Sjekk klassifisering: Er aksjene langsiktige (13xx) eller kortsiktige/omløpsmidler (18xx)?
- Verdsettelse:
Langsiktige aksjer: Skriv ned hvis verdifallet er vesentlig og varig.
Kortsiktige/omløpsmidler: Bruk laveste verdis prinsipp.
Markedsbaserte aksjer: Laveste verdi eller virkelig verdi (avhengig av praksis).
- Dokumentasjon børsnoterte: Hent årsoppgave fra VPS.
- Dokumentasjon ikke-børsnoterte aksjer: Bruk normalt siste formuesverdi, som du finner i fjorårets skattemelding.
Bank og kasse
Bank
- Sjekk saldo: Hent årsoppgave/kontoutskrift fra bank per 31.12 og sjekk at saldoen stemmer med regnskapet. Avvik må avklares og bokføres før årsavslutning.
- Åpne poster: Få en oversikt over utbetalinger i bank som ikke er bokført, dersom postene har resultatvirkning må det dokumenteres og hensyntas i regnskapet.
- Utenlandsk valuta: Påse at bankkontoer i utenlandsk valuta er vurdert til balansedagens kurs.
- Renteinntekter og rentekostnader: Avstem renteinntekter og rentekostnader mot årsoppgaven.
- Kassekreditt: Husk at trekk på kassekreditt reklassifiseres som gjeld.
- Konsernkonto: Konsernkontoer klassifiseres som mellomværende med hovedkontoinnehaver.
- Revisjonsoppgave: Hvis du er usikker på om alle bankkontoer er med, kan du be banken om en kontooversikt/revisjonsoppgave (ofte mot gebyr).
Kasse
- Dokumentasjon: Hent utskrift/saldo fra kassasystem + dokumentasjon på fysisk kassetelling (dato/tid og hvem som har telt).
- Sjekk saldo: Kontroller at kasasaldoen stemmer med regnskapet per 31.12. Eventuelle avvik må forklares og korrigeres.
Annen langsiktig gjeld
- Dokumentasjon: Innhent årsoppgave/kontoutskrift per 31.12 for gjeld til kredittinstitusjoner. For andre lån er det aktuelt å innhente låneavtale. Kontroller at årsoppgave/kontoutskrift eller låneavtale stemmer med regnskapet per 31.12.
- Åpne poster: Forklar alle vesentlige åpne poster.
- Utenlandsk valuta: Gjeld i utenlandsk valuta skal bokføres til balansedagens kurs.
- Rentekostnader: Avstem rentekostnader og beregn renter hvis det er aktuelt.
- Kassekreditt: Kassekredittkonto med positiv saldo (innskudd) reklassifiseres som eiendel.
Leverandørgjeld
- Sjekk saldo: Sjekk at åpne leverandørposter = saldo i regnskapet per 31.12.
- Få oversikt: Last ned oversikt over åpne poster per 31.12 i Excel og ta en gjennomgang.
- Debetsaldoer: Se etter og forklar vesentlige debetsaldoer. Sjekk om det skyldes for eksempel manglende faktura/kostnadsføring, dobbeltbetaling, feil utbetaling, forskuddsbetaling eller kreditnota. Vurder om det skal reklassifiseres som fordring.
- Gamle/forfalte poster: Kontroller gamle forfalte poster. Undersøk årsak (f.eks. feilføring, manglende kreditnota eller uenighet) og noter hvorfor det ikke er betalt.
- Periodisering: Sjekk kostnader som gjelder 31.12, men som faktureres i januar for eksempel strøm, husleie, reise og frakt. Vurder avsetning.
- Saldobekreftelse: For vesentlige beløp, vurder å be leverandør om saldobekreftelse og følg opp eventuelle avvik.
- Opptjent bonus: For leverandører med bonusavtale må opptjent bonus periodiseres det året bonusen gjelder for.
- Utenlandsk valuta: Det anbefales å opprette en egen konto for kursregulering leverandører i 24xx-serien. Husk at leverandørgjeld i utenlandsk valuta bokføres til balansedagens kurs.
- Konsermellomværende: Det anbefales å ha en egen kontospesifikasjon for denne gruppen. Kontroller at saldo stemmer, og følg opp eventuelle avvik.