En virksomhet skal som hovedregel levere a-melding når den har ansatte eller utbetaler lønn, pensjon, honorar eller andre ytelser.
A-meldingen er en månedlig rapport som inneholder opplysninger om blant annet arbeidsforhold, lønn og andre ytelser, forskuddstrekk og grunnlag for arbeidsgiveravgift.
En ytelse som skal tas med i a-meldingen, kalles en opplysningspliktig ytelse. Tidligere ble begrepet oppgavepliktig ytelse ofte brukt.
Hva brukes opplysningene til?
Opplysningene i a-meldingen sendes til Nav, Statistisk sentralbyrå og Skatteetaten.
De brukes blant annet til:
- skattemeldingen og skatteoppgjøret
- beregning av ytelser fra Nav, som sykepenger, foreldrepenger og dagpenger
- statistikk om blant annet lønn og sysselsetting
- kontroll av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift
Det er derfor viktig at opplysningene rapporteres riktig. Feil i a-meldingen kan blant annet påvirke den ansattes skattemelding og beregningen av ytelser fra Nav.
Når skal a-meldingen leveres?
A-meldingen skal leveres hver måned. Fristen er den 5. i måneden etter måneden opplysningene gjelder for.
Lønn som utbetales i januar, skal for eksempel rapporteres senest 5. februar. Hvis den 5. faller på en helg eller helligdag, flyttes fristen til den første påfølgende virkedagen.
Lønn og andre ytelser skal rapporteres for den måneden de blir utbetalt. Forskuddstrekk skal rapporteres for den måneden trekket blir gjennomført.
Aktive arbeidsforhold skal rapporteres hver måned, selv om det ikke er utbetalt lønn i perioden.
Hvilke ytelser skal rapporteres?
Vanlige ytelser som skal rapporteres i a-meldingen, er blant annet:
- lønn, bonus og feriepenger
- styrehonorar og andre honorarer
- skattepliktige naturalytelser, som fri bil og fri telefon
- skattepliktige utgiftsgodtgjørelser
- enkelte skattefrie eller trekkfrie godtgjørelser
Trekkfri kilometergodtgjørelse er et eksempel på en ytelse som kan være skattefri for den ansatte, men som likevel skal rapporteres.
Honorar til frilansere og oppdragstakere som ikke er selvstendig næringsdrivende, skal også rapporteres i månedene det foretas utbetalinger.
Skatteplikt og rapporteringsplikt er ikke alltid det samme
Det er viktig å skille mellom om en ytelse er:
- skattepliktig
- trekkpliktig
- arbeidsgiveravgiftspliktig
- opplysningspliktig i a-meldingen
Disse vurderingene henger ofte sammen, men er ikke alltid like. En ytelse kan derfor være skattefri, men likevel måtte rapporteres.
Hva skal vanligvis ikke rapporteres?
Naturalytelser som er fullt skattefrie, skal som hovedregel ikke tas med i a-meldingen. Refusjon av faktiske og dokumenterte arbeidsutgifter skal normalt heller ikke rapporteres som lønn. Dette kan for eksempel være:
- skattefrie gaver innenfor vilkårene
- rimelige velferdstiltak
- skattefritt arbeidsutstyr som hovedsakelig brukes i arbeidet
- refusjon av dokumenterte arbeidsutgifter
Det finnes likevel unntak, og virksomheten må derfor vurdere reglene for den enkelte ytelsen.
Beløpsgrense for rapportering
Er lønnsutbetalingene til én person mer enn 2 000 kroner i løpet av året, skal de som hovedregel rapporteres i a-meldingen. Er utbetalingene 2 000 kroner eller mindre, skal de normalt ikke rapporteres.
Det gjelder egne regler og beløpsgrenser for blant annet trekkfrie utgiftsgodtgjørelser, private arbeidsgivere og skattefrie organisasjoner.
Hvordan leveres a-meldingen?
Les mer om hvordan du leverer a-melding direkte i regnskapssystemet her.
Etter innsending bør du kontrollere tilbakemeldingen og rette eventuelle feil eller mangler.
Hva gjelder for AS og ENK?
I et aksjeselskap gjelder de vanlige rapporteringsreglene for ansatte og eiere som mottar lønn eller andre ytelser fra selskapet.
Innehaveren av et enkeltpersonforetak er ikke ansatt i sitt eget foretak. Privatuttak og andre utbetalinger til innehaveren skal derfor ikke rapporteres som lønn i a-meldingen.
Har enkeltpersonforetaket ansatte, skal arbeidsforhold og ytelser til disse rapporteres etter de vanlige reglene.