Fakturering av timer er en viktig del av økonomiprosessen for tjenestebaserte virksomheter. Med økonomisystemet Unimicro kan du enkelt håndtere og fakturere timer på en effektiv måte. Ta en titt på disse tipsene for en vellykket håndtering av fakturering av timer:
- Registrering av timer: Start med å registrere alle timer som er brukt på ulike prosjekter eller oppgaver. Gå til Timer i venstremenyen, og legg til timer for hver ansatt eller leverandør som har jobbet på prosjektene. Sørg for nøyaktighet i timeregistreringen for å sikre korrekt fakturering.
- Prosjektstyring: Organiser timer etter prosjekter eller oppgaver. Opprett prosjekter i økonomisystemet og knytt relevante timer til hvert prosjekt. Dette gir en oversiktlig struktur og gjør det enklere å fakturere timer for hvert prosjekt separat.
- Automatisert fakturering: Unimicro tilbyr automatisert fakturering av timer, som sparer tid og reduserer feil. Sett opp automatiske faktureringsrutiner basert på bestemte kriterier, for eksempel tidsintervaller eller prosjektfaser. Les mer om repeterende faktura her.
- Faktureringsfrekvens: Velg en passende faktureringsfrekvens for dine kunder. Noen kunder kan foretrekke månedlig fakturering, mens andre kan ønske fakturaer basert på prosjektets fremdrift. Fleksibilitet i faktureringsfrekvensen bidrar til bedre kundetilfredshet.
- Timedetaljer på fakturaen: Når du oppretter fakturaer, sørg for å inkludere detaljert informasjon om de fakturerte timene. Dette kan inkludere prosjektnavn, datoer, antall timer og beskrivelse av arbeidet som er utført.
- Deling av timelisten: Gi kundene muligheten til å se en oversikt over timene som er fakturert. Regnskapssystemet lager en rapport som du kan dele med kundene dine, slik at de kan få innsikt i arbeidet som er utført og bidra til å skape tillit og gjennomsiktighet.
- Overvåk ubetalte timer: Følg opp ubetalte timer og fakturaer nøye. Unimicro gir deg muligheten til å overvåke utestående betalinger og sende påminnelser automatisk, slik at du sikrer rettidig innbetaling.
- Periodisk gjennomgang: Gjennomgå faktureringsprosessen jevnlig for å identifisere forbedringsområder og optimalisere arbeidsflyten. Ved å analysere tidligere faktureringer kan du tilpasse og forbedre prosessen over tid.
- Dokumentasjon og sporbarhet: Systemet lagrer all dokumentasjon og faktureringshistorikk for sporbarhet og revisjonsformål. Dette bidrar til å sikre at du har alle nødvendige opplysninger tilgjengelig ved eventuelle forespørsler eller kontroller.
Fakturere timer til prosjekt
For å kunne fakturere timer som er ført mot prosjekt, må du først ha koblet prosjektet til en kunde.
- Gå til Dimensjoner i venstremenyen. Klikk på Prosjekt. Velg aktuelt prosjekt og kunden som prosjektet skal faktureres mot.
Eventuelt kan du registrere kunde ved å gå til Prosjekt i venstremenyen. Du klikker deg inn på aktuelt prosjekt og går til fanen Rediger prosjekt. Her kan du velge hvilken kunde prosjektet skal føres mot.
- Du kan nå føre timer mot prosjekt under Timeregistrering og utfakturere disse. Du velger da det aktuelle prosjektet i kolonnen for Prosjekt når du registrerer timer.
Fakturere timer
Dersom du har ført timer mot en ordre, kan de faktureres. Merk at du først må ha koblet relevante timearter mot produkt.
1. Gå til Timer i venstremenyen og velg Fakturering av timer. Klikk på Ny overføring for å starte en ny veiviser hvor du velger hvilke timer som skal overføres. Timene vil overføres først når du har fullført veiviseren.
2. Velg hvilken periode det skal hentes timer fra, om det er egne timer eller timer knyttet til alle medarbeidere, og om timene skal hentes fra det som er registrert mot kunde, ordre eller prosjekt. Har du ført timer mot mer enn én av disse dimensjonene vil timene kun legge seg mot en av dem. Dersom du fører timer mot både en ordre og et prosjekt, vil disse timene kun ligge mot ordre i vinduet for fakturering av timer.
3. Velg hvilken kunde eller ordre timene skal overføres mot. Dersom du velger kunde, vil det opprettes en ny ordre.
4. Velg produkt timene skal føres mot. Dersom timearten er koblet mot et produkt, vil dette komme opp automatisk.
5. Velg hvordan du ønsker at visningen av timer skal fremkomme på ordre. Dersom du har ført flere linjer mot ulike dimensjoner (for eksempel prosjekt eller avdeling), må du sette hake på Splitt på dimensjon for at linjene skal fremkomme korrekt på ordre. Klikk på Videre for å fullføre overføringen.
Dersom timene er ført mot kunde, vil det bli opprettet en ny ordre. Dersom timene er ført mot en eksisterende ordre, legges de på denne ordren. I listevisningen under Fakturering av timer finner du en oversikt over alle ordre det er overført timer til.
Ved å følge disse trinnene for fakturering av timer i økonomisystemet, kan du oppnå en mer strømlinjeformet og effektiv prosess. Dette vil bidra til bedre kontroll over faktureringen, raskere innbetalinger og en mer tilfredsstillende opplevelse for både deg og dine kunder.
Se våre artikler om salg og fakturering ved å klikke her.