Automatisk bokføring for nettbutikk aktiveres når regnskap, nettbutikk og dine betalingsleverandør(er) blir koblet sammen via Unimicro Bridge. Unimicro Bridge vil da «lytte til» endringer som blir utført på ordrer i nettbutikken, og automatiske prosesser vil kontinuerlig bli utført i ditt regnskap
- Ordrer blir automatisk fakturert / kreditert og bokført
- Betalinger fra nettkunder blir automatisk bokført
- Tilbakebetalinger til nettkunder blir automatisk bokført
- Gebyrer fra din betalingsleverandør blir automatisk bokført
*Automatisk bokføring av innbetalinger fra betalingsleverandør på din bankkonto er ikke en del av integrasjonen, men en funksjon regnskapsprogrammet ditt tilbyr som kalles kobling til bank. Evt. bokfører du innbetalinger på bankkonto fra betalingsleverandør manuelt mot betalingsleverandørkonto.
Hvordan fungerer oppgjørsbokføringen?
Når en kunde gjennomfører et kjøp i nettbutikken din og betalingsreservasjonen på ordren blir belastet, vil betalingsleverandøren fortløpende utbetale oppgjør til bankkontoen din. Oppgjøret består av betalingstransaksjoner fra flere kunder, og oppgjørene vil alltid være mindre enn det kundene faktisk har betalt ettersom gebyrer fra betalingsleverandør blir trukket fra oppgjøret. Automatisk bokføring av oppgjør går i hovedsak ut på å koble betalingstransaksjoner mot riktig faktura/kundekonto og bokføre gebyrer inn på betalingsleverandør gebyrkonto.
Faktura opprettes via Unimicro Bridge
Når nettbutikken kobles til regnskapet via Unimicro Bridge, vil faktura automatisk bli opprettet og bokført i regnskapsprogrammet. Ved fakturering lagres nødvendig informasjon som senere benyttes til å knytte betalingstransaksjoner fra betalingsleverandør til korrekt faktura.
Oppdatering av kontoplan
Ved aktivering av betalingsleverandør i Unimicro Bridge vil du godkjenne eller opprette nødvendige regnskapskontoer i kontoplanen. Dette inkluderer blant annet betalingsleverandørkonto, gebyrkonto for betalingsleverandør, feilkonto for automatisk bokføring og øreavrundingskonto.
Disse kontoene benyttes av systemet for å gjennomføre korrekt og automatisk bokføring av oppgjør i regnskapet ditt.
Innhenting av oppgjørsfiler
Etter aktivering vil systemet kontinuerlig hente oppgjørsfiler fra betalingsleverandørene. Oppgjørsfilene inneholder detaljer om kunder, betalinger og gebyrer for hver transaksjon, og danner grunnlaget for korrekt bokføring.
Bokføring av betalinger og gebyrer
Innbetalinger fra kunder vil være redusert ettersom betalingsleverandør trekker fra gebyrer for den enkelte betalingstransaksjon. Systemet bokfører innbetalingen mot riktig faktura eller kundekonto, samtidig som betalingsleverandørkonto og gebyrkonto benyttes som motposter.
Oppgjør på bankkonto
Når oppgjør fra betalingsleverandør mottas på bankkontoen, kan dette enten bokføres manuelt mot betalingsleverandørkonto eller håndteres automatisk ved å aktivere bankkobling i regnskapsprogrammet.
Oppfølging av ukjente transaksjoner
Unimicro Bridge kan kun bokføre betalingstransaksjoner mot fakturaer som er opprettet via Unimicro Bridge. Dersom systemet mottar betalinger knyttet til fakturaer som er opprettet før Unimicro Bridge ble tatt i bruk, vil disse bli bokført mot en feilkonto for automatisk bokføring.
Disse bilagene må korrigeres manuelt og føres mot riktig faktura eller kundekonto. Feilkontoen bør derfor kontrolleres jevnlig av regnskapsfører.