Som hovedregel matches OCR-innbetalinger automatisk mot faktura basert på KID. Betalinger uten KID kan matches automatisk mot kundereskontro både på fakturanummer og kontonummer – hvis informasjonen er tilgjengelig i betalingsfilen. Når systemet finner en match, blir betalingen automatisk bokført mot faktura eller kunde. Du trenger da ikke å gjøre noe manuelt. 

Når systemet har matchet en betaling basert på KID eller fakturanummer, får fakturaen automatisk status Betalt. Hvis kontonummer allerede er registrert på kundekortet, vil systemet bokføre innbetalingen automatisk mot kundereskontro. 

NB: Hvis en betaling kun er matchet på kontonummer, må du som regel matche den manuelt mot riktig faktura i åpne poster.

Hvis systemet ikke automatisk finner en match for en innbetaling, legges den enten under Innbetalt ingen match eller skjules helt. Betalingene som havner under Innbetalt ingen match føres midlertidig mot interimskonto satt opp under bankinnstillinger.

Typiske betalinger som må håndteres manuelt:

• Betalinger som ikke er rene kundeinnbetalinger, f.eks. Vipps og renteinnbetalinger
• Kundeinnbetalinger som mangler fakturanummer og KID
  
  
  

Innbetalt ingen match

Innbetalinger som har lagt seg under Innbetalt ingen match er midlertidig ført mot interimskonto, og må håndteres manuelt. Du kan enkelt føre disse direkte mot kunde, faktura, hovedbokskonto eller leverandør.

Bokføringsregler

Bokføringsregler hjelper systemet å håndtere innbetalinger automatisk, slik at du slipper å korrigere betalingene manuelt. Ved hjelp av bokføringsregler kan du velge at betalinger som møter visse kriterier skal føres mot en spesifikk hovedbokskonto.

For at systemet skal matche betaling automatisk basert på en bokføringsregel, må det være kriterier som er like for denne og fremtidige betalinger. Dette vil være aktuelt hvis et selskap mottar jevnlige innbetalinger av samme type, for eksempel Vipps-innbetalinger.

I bokføringsregler kan du også velge om betalinger uten match skal føres mot interimskonto for manuell håndtering, eller automatisk krediteres og skjules av systemet. Skjulte innbetalinger vil ikke være mulig å håndtere i ettertid. 

Bokfør innbetalinger fra bankavstemming

Dersom du ikke ønsker å håndtere betalingene fra Innbetalt ingen match, kan de bokføres fra bankavstemmingsbildet. Dette fordrer at det er bestilt kontoutskrifter, og det vil i hovedsak være aktuelt hvis du har valgt en bokføringsregel som automatisk skjuler (krediterer) innbetalingene uten match. Her kan du lese mer om bokføring av bankposter.