Bokføringsregler i bankavstemming gir deg mulighet til å sette opp bokføringsregler for banktransaksjoner som enda ikke er bokført, slik at du enkelt kan bokføre dem via bankavstemmingsbildet, eller la systemet bokføre dem automatisk.
Det er vanlig å få inn transaksjoner som gebyrer og renter i bankavstemming som ikke automatisk bokføres i regnskapet. For transaksjoner som er gjentakende hver måned og som følger et fast mønster, er det mulig å sette opp egne regler. For å redigere bokføringsregler, gå til Innstillinger i toppmenyen, klikk på Bank og velg fanen Bankavstemming.
1. Klikk på Legg til ny regel, for å lage en ny regel.
2. Fyll inn navn på regel, og hvilken bankkonto regelen skal gjelde for. Du kan velge at regelen skal gjelde for alle bankkontoer, velg da Alle kontoer.
Velg Automatisk, dersom du vil at systemet automatisk skal bokføre transaksjonene når de kommer inn fra banken, eller velg Manuelt dersom du ønsker å bokføre transaksjonene manuelt.
For å benytte automatisk bokføring, må du ha aktivert automatisk bankavstemming for at regelen skal fungere.
3. Velg om regelen skal gjelde for inn- eller utgående transaksjoner, eller velg Alle om regelen ikke skal hensynta fortegn. Dersom du for eksempel velger Ut av bank, vil systemet legge på en betingelse i filteret som sier at beløp må være mindre enn 0. Det er også nødvendig å legge inn verdi i tekstfeltet, for at systemet skal kunne gjenkjenne informasjon fra transaksjonen. Transaksjonene fra banken kommer normalt sett inn med en beskrivelse, men dette varierer fra bank til bank. Tekstfilteret du setter opp må samsvare med beskrivelsen som følger med transaksjonen fra banken.
4. Velg regnskapskonto transaksjonene skal bokføres på, for eksempel konto 7770 - Bank- og kortgebyr for gebyrer. Du kan også legge inn prosjekt og avdeling ved behov.
5. Se over sammendraget at informasjonen stemmer, og klikk på Fullfør for å aktivere regelen.
Når systemet bokfører automatisk, vil det alltid sjekke en transaksjon mot den regelen som ligger øverst i listen. Dersom det kommer inn en transaksjon som treffer på flere av reglene, vil systemet altså bokføre transaksjonen basert på den øverste regelen i listen som inntreffer. Du må derfor påse at reglene ligger i riktig prioritet, som du kan gjøre ved å klikke på Rediger prioritet og rangere betingelsene i ønsket rekkefølge.
