Gå til Regnskap i venstremenyen og velg Leverandørfaktura for å se selskapets innboks.
Du kan aktivere e-postmottak og EHF-mottak direkte fra innboksen dersom dette ikke allerede er gjort. Du kan også laste opp filer direkte til innboksen fra din PC.
For å aktivere EHF-mottak, må du fylle ut organisasjonsnummeret og godta avtalen som åpnes når du klikker på Aktiver EHF-mottak. Vi registrerer deg i ELMA-registeret slik at du automatisk kan motta elektroniske fakturaer fra dine leverandører. Tjenesten vil være klar til bruk innen 24 timer fra aktivering. For å aktivere e-post-mottaket for første gang, legger du inn egendefinert e-postadresse (typisk navnet på selskapet) eller basert på organisasjonsnummer, og lagrer.
Ved å klikke på tannhjulet får du opp en kolonnevelger. Her velges hvilke kolonner som skal være synlige, og du kan hente frem følgende:
- Filnavn
- Tekst
- Kilde
- Dato
- Størrelse
- Info
- Innholdstype
- Opprettet av
- Dokumenttype
Ved å klikke på Valg får du disse alternativene:
- Registrer leverandørfaktura
- Registrer bilag
- Rediger tekst
- Endre dokumenttype
- Slett dokument
Systemet vil automatisk kategorisere filer i innboksen som henholdsvis fakturaer, purringer, kvitteringer eller annet. Dette skjer automatisk i bakgrunnen, og er en forutsetning for å kunne sette opp hensiktsmessige regler i forbindelse med flyt og tildeling av filer som skal godkjennes av andre. Hvis denne kategoriseringen er av nytte for deg, er det greit å hente frem kolonnen Dokumenttype. Ønsker du å overstyre et av systemets forslag, klikker du på Valg og Endre dokumenttype.
Ved å markere mer enn én fil i innboksen, vil valgene Lag arbeidsliste og Behandle x dokumenter bli synlig. Klikk på Registrer som én leverandørfaktura eller Registrer som ett bilag for å registrere filene samlet. Filene blir ikke slått sammen til én fil, de vil legge seg som to separate vedlegg i leverandørfaktura og på bilaget. Ønsker du å slå dem sammen til én fil, klikker du på Slå sammen til ett dokument.
Klikk på ikonet for søppelspann for å gjenopprette slettede filer, eller slette dem permanent.