Du kan sette opp bokføringsregler for innbetalinger som kommer inn via Autobank, for eksempel innbetalinger uten match eller innbetalinger du ønsker å føre mot en spesiell konto.
Gå til Bank i venstremenyen og velg Innbetalinger. Klikk på de tre kulepunktene og velg Bokføringsregler bank.
Tips! Det kan være lurt å hente frem kolonnene Debitor og Beskrivelse for å gjøre det lettere å tyde betalingene. Dette gjør du ved å redigere kolonneoppsettet (tannhjulet).
Når du åpner vinduet for Bokføringsregler, kan du opprette så mange regler du ønsker. Klikk på Ny regel for å opprette en ny regel.
Legg inn beskrivelse og kriterier for regelen. Du kan ha flere kriterier for én regel. Klikk på + Legg til kriterie for å legge til et nytt kriterium. I feltet indikert med blank, skriver du inn det du ønsker at for eksempel fakturanummer skal være. Hvis du ønsker at kriteriet for at innbetalingen skal bli fanget opp av regelen er at et felt er tomt (for eksempel at betalingen mangler fakturanummer), lar du dette feltet stå uten innhold. Alle kriteriene for en innbetaling må være oppfylt for at innbetalingene skal bli fanget opp av bokføringsregelen.
Hvis du vil fjerne et filter, kan du klikke på minussymbolet til høyre.
Under Handling kan du velge hvordan du vil behandle innbetalingen:
- Bokfør uten match: Velg dette alternativet hvis du ønsker at innbetalingen skal bokføres uten match. Den vil da føres mot en mellomkonto for innbetalinger.
- Ikke bokfør: Dette alternativet gjør at innbetalingen legger seg sammen med de andre innbetalingene under Alle, men innbetalingen vil ikke bli bokført. Dette er kun for å vise selve innbetalingen i listen.
- Ignorer betaling: Hvis du velger å ignorere innbetalingen, vil den bli ignorert fullstendig. Du vil kun se den under Skjulte innbetalinger, og den kan ikke bokføres eller håndteres senere.
- Bokfør til konto: Her kan du velge å bokføre innbetalingene mot en unik konto som erstatter mellomkonto for innbetalinger. Dersom du for eksempel velger konto 1900 her, vil disse innbetalingene krediteres konto 1900 og debiteres 1920 (eller hovedbokskonto som driftskonto er knyttet til).
Her er alle filtrene du kan bruke når du oppretter et nytt kriterium. Du kan for eksempel velge at regelen skal gjelde for alle innbetalinger som inneholder et unikt fakturanummer, en spesifikk beskrivelse, KID-nummer.
Hvis du har flere bokføringsregler, fungerer de slik at systemet sjekker den øverste regelen først, og deretter går videre til neste regel. Det betyr at hvis kriteriene i den første regelen er oppfylt for en innbetaling, vil denne regelen bli aktivert. Hvis du opplever problemer med at feil regel blir brukt for en bestemt innbetalingstype, kan du prøve å spesifisere reglene slik at de kun inneholder det som er unikt for de spesifikke innbetalingstypene.