Vi skiller mellom å avslutte kundeforholdet (oppsigelse sendes til oss på e-post), og avslutte selve selskapet inne i regnskapssystemet (kan gjøres av administrator). Det er den som eier lisensen (kundeforholdet) som må sende oppsigelse på selve kundeforholdet til Unimicro. Oppsigelsen sendes til administrasjon@unimicro.no og må inneholde informasjon om ønsket sluttdato. Hvis du bruker Unimicro via et regnskapsbyrå og byrået eier lisensen, kontakter du regnskapsbyrået ved oppsigelse. De vil følge fremgangsmåten i denne artikkelen.
Hvis du velger å avslutte Unimicro, mister du tilgangen til systemet. Det er derfor viktig at du deaktiverer eventuelle integrasjoner og bankavtaler, og tar stilling til oppbevaringsplikten før du avslutter selskapet.
Avslutte eksterne tjenester
Før du avslutter/sletter et selskap i systemet, må du deaktivere tjenester som benytter ekstern filoverføring, for eksempel Autobank eller EHF. Du må også deaktivere eventuelle aktive integrasjoner ved å kontakte leverandøren (tredjeparten).
Deaktivere EHF
1. Gå til Markedsplass i venstremenyen og velg Produktkjøp.
2. Klikk på Deaktiver på EHF/EHF-utsendelse. For å deaktivere må du være administrator på selskapet.
Hvis EHF ikke avsluttes, vil det kunne påløpe transaksjonskostnader for eventuelle EHF som sendes til selskapet. Det vil heller ikke være mulig å aktivere EHF i et annet system på et senere tidspunkt.
Avslutte Autobank
For å avslutte Autobank må du:
- Avslutte filoverføringen på avtalen i nettbanken.
- Opprette supportsak og inkludere organisasjonsnummer, kontonummer og navn på selskap.
Hvis du ikke følger punktene over, vil det påløpe transaksjonskostnader for filer som overføres fra Aritma til eier av klienten.
Lovpålagt oppbevaringsplikt
Når du avslutter selskapet i Unimicro, mister du tilgang til systemet etter sluttdatoen. Bokføringspliktige selskaper må oppbevare regnskapsdata i fem år etter regnskapsårets slutt. Det er viktig at du lagrer oppbevaringspliktig dokumentasjon i henhold til gjeldende regelverk. For å etterleve oppbevaringsplikten kan du enten kjøpe sikkerhetskopi (slik at selskapet kan gjenopprettes), eller ta ut nødvendige rapporter. Har du et lite selskap med lite aktivitet, kan det være tilstrekkelig å eksportere rapporter.
Kjøp av sikkerhetskopi
Når du avslutter selskapet, som vist innledningsvis, blir du møtt med en veiviser hvor du får valget om du ønsker å kjøpe sikkerhetskopi eller ikke. Du kan velge mellom å kjøpe sikkerhetskopi (backup) av selskapet i 5 år eller 10 år. Kjøp av sikkerhetskopi lar deg gjenopprette selskapet én gang ved behov. Kjøpet belastes én gang, og faktureres forskuddsvis mot kundeavtalen som selskapet tilhører. Det koster 500 kr for sikkerhetskopi i 5 år, og 1000 kr for sikkerhetskopi i 10 år. Prisen gjelder for hele perioden.
Eksport av rapporter
Kjøper du ikke sikkerhetskopi, må du laste ned rapporter på saldobalanse, hovedbok/posteringsjournal, åpne poster på kunder og leverandører, og alle utgående faktura. Hvis du har ført regnskapet ditt i Unimicro over flere år og ikke har tatt sikkerhetskopi av regnskapet, må du også laste ned oppbevaringspliktig dokumentasjon for foregående år. I tillegg til de nevnte rapportene, kan det være lurt å se over andre rapporter, for eksempel under Lønn. Det er bedre å ha for mye dokumentasjon enn for lite.
Vi anbefaler at du gjør ferdig regnskapet og avstemmer det så godt du kan per sluttdato. Når dette er gjort,går du til Nøkkeltall i venstremenyen og velger Rapporter.
Last ned saldobalansen
1. Velg fanen Regnskap i rapportoversikten, og klikk på Saldobalanse hovedbok i kolonnen Saldolister.
2. Velg riktig årstall og periode ved å klikke på kalendersymbolet.
3. Klikk på Filtrer, sett hake ved Fra og til og velg fra den første kontoen i kontoplanen til den siste.
4. Klikk på Eksport.
Last ned hovedbok/posteringsjournal
1. Velg fanen Regnskap i rapportoversikten, og klikk på Posteringsjournal i kolonnen Kontoutskrifter.
2. Fyll inn parameterne (fra og til bilagsnummer vil være alle bilag som er innenfor inneværende år).
3. Klikk på Vis rapport og Last ned PDF.
Last ned åpne poster på kunder
1. Velg fanen Regnskap i rapportoversikten, og klikk på Åpne poster kunder i kolonnen Kontoutskrifter.
2. Klikk på Filtrering og sett dato lik datoen du skal avslutte regnskapet slik at det samsvarer med posteringsjournalen og saldobalansen.
3. Sett hake ved Fra og til, og velg det intervallet som gjør at du får med alle kundene dine.
4. Klikk på Eksport.
Last ned åpne poster på leverandører
1. Velg fanen Regnskap i rapportoversikten, og klikk på Åpne poster leverandører i kolonnen Kontoutskrifter.
2. Klikk på Filtrering og sett dato lik datoen du skal avslutte regnskapet slik at det samsvarer med posteringsjournalen og saldobalansen.
3. Sett hake ved Fra og til, og velg det intervallet som gjør at du får med alle leverandørene dine.
4. Klikk på Eksport.
Last ned alle utgående fakturaer
1. Velg fanen Salg i rapportoversikten, og klikk på Faktura utvalg i kolonnen Faktura.
2. Legg inn utvalget av fakturaer.
3. Klikk på Vis rapport og Last ned PDF.
Det kan også være hensiktsmessig å foreta en SAF-T-eksport. Denne inneholder gjerne gode detaljer rundt bokføringen, og er nyttig hvis du skal konvertere dataene inn i et annet regnskapssystem.
Avslutte selskap
Når du er sikker på at eksterne tjenester er avsluttet og du har eksportert nødvendige regnskapsdata (eller bestemt deg for å kjøpe sikkerhetskopi), kan selskapet avsluttes.
Gå til Min profil i toppmenyen, velge Lisensinformasjon og klikk på fanen Kundeavtaler. Klikk deretter på de tre kulepunktene til høyre for selskapsnavnet for å få opp valget Avslutt selskap. Det dukker nå opp en veiviser hvor du kan velge å kjøpe sikkerhetskopi.
