Når en ansatt reiser eller kjøper noe i forbindelse med arbeidet, kan arbeidsgiveren dekke utgiftene. Hvordan utgiftene skal dokumenteres og utbetales, avhenger av hva slags utgift det er.
Begrepene utlegg, reiseregning og diett brukes ofte i denne sammenhengen, men betyr forskjellige ting.
I denne artikkelen ser vi på forskjellen mellom dem.
Hva er et utlegg?
Et utlegg er en kostnad den ansatte betaler på vegne av virksomheten med egne penger.
Det kan for eksempel være:
- en tog- eller flybillett
- taxi eller annen transport
- hotell
- kontorutstyr
- måltider som arbeidsgiveren har avtalt å dekke
Når arbeidsgiveren betaler beløpet tilbake til den ansatte, kalles det refusjon av utlegg eller utgiftsrefusjon.
Den ansatte må levere kvittering eller annen dokumentasjon som viser hva som er kjøpt, hvor mye det kostet, og at utgiften gjelder arbeidet. Arbeidsgiveren refunderer det faktiske beløpet som er betalt.
Hva er en reiseregning?
En reiseregning er dokumentasjonen den ansatte leverer etter en reise i forbindelse med arbeidet.
Reiseregningen viser blant annet:
- hvem som har reist
- hvor og når reisen fant sted
- formålet med reisen
- hvilke utgifter den ansatte har hatt
- hvilke godtgjørelser som skal utbetales
Reiseregningen kan for eksempel inneholde utlegg til hotell og transport, bilgodtgjørelse for bruk av privat bil og diettgodtgjørelse.
En reiseregning er altså ikke en egen type utbetaling. Det er en oversikt som dokumenterer reisen og beløpene arbeidsgiveren skal betale til den ansatte.
Hva er diettgodtgjørelse?
Diettgodtgjørelse er et beløp arbeidsgiveren kan utbetale for å dekke den ansattes ekstra utgifter til mat på en jobbreise.
Diettgodtgjørelse kalles også kostgodtgjørelse eller diettpenger. Beløpet beregnes vanligvis etter faste satser ut fra hvor lenge reisen varer og hvordan den ansatte eventuelt overnatter.
Diettgodtgjørelsen kan utbetales skattefritt når vilkårene er oppfylt, beløpet er innenfor de skattefrie satsene og reisen er dokumentert med en reiseregning.
Les mer om diettgodtgjørelse her.
Hva er forskjellen på utlegg og diett?
Ved refusjon av utlegg får den ansatte tilbake det faktiske beløpet som er betalt. Utgiften må dokumenteres med kvittering.
Ved diettgodtgjørelse beregnes utbetalingen etter en fast sats. Beløpet er derfor ikke nødvendigvis det samme som den ansatte faktisk brukte på mat.
Dersom arbeidsgiveren dekker et måltid mot kvittering, kan den ansatte ikke samtidig få full diettgodtgjørelse for det samme måltidet.
Eksempel
En ansatt reiser på kurs og betaler togbilletten og hotellet med egne penger. Den ansatte bruker også privat bil til og fra togstasjonen og har ekstra utgifter til mat på reisen.
Reiseregningen kan da inneholde:
- refusjon av togbilletten og hotellet mot kvittering
- bilgodtgjørelse beregnet etter antall kilometer
- diettgodtgjørelse beregnet etter reisens varighet
Alle beløpene gjelder den samme reisen, men beregnes og dokumenteres på ulike måter.
Relevante artikler
Hva er diettgodtgjørelse?
Hva er bilgodtgjørelse?