For å kunne føre landbruksregnskap i vårt system, må du først aktivere utvidelsen Landbruk på Markedsplassen. Her blir du tatt gjennom en veiviser hvor vi stiller deg noen spørsmål om blant annet næring og avgiftsplikt. Dette er for å tilpasse løsningen best mulig til ditt selskap. Aktivering av Landbruk er ikke reversibelt, og vil føre til en rekke endringer i blant annet selskapets kontoplan, regnskapsinnstillinger, dimensjoner og i bilagsføring. Når aktiveringen er fullført, kan du registrere inngående balanse og sette opp integrasjon mot Landbrukets Dataflyt.
Registrer inngående balanse
Du må registrere inngående balanse uansett om selskapet er nystiftet eller ikke. Hvis du tidligere har ført selskapets regnskap i et annet system, er det viktig at det gamle regnskapet ditt er ferdigstilt og avstemt på en gitt dato, og at du velger siste dato i regnskapet fra tidligere system når du legger inn den inngående balansen. Før du starter må du hente ut rapport over saldobalanse og åpne poster på kunder og leverandører fra ditt forrige system. Disse rapportene må være datert dagen før din startdato i Unimicro.
Inngående balanse kan registreres på to måter; via regnskapsinnstillinger (anbefalt) eller bilagsimport. For våre kunder på landbruksløsningen er det per i dag ikke mulig å registrere inngående balanse via SAFT-import.
Via Regnskapsinnstillinger
Gå til Innstillinger i toppmenyen og velg Regnskap. Bla deg ned til feltet for inngående balanse og klikk på Registrer inngående balanse. Du blir nå tatt gjennom en veiviser som hjelper deg med registreringen. Veiviseren tilpasser seg basert på om selskapet er nyetablert eller ikke.
Via bilagsimport
Gå til Innstillinger i toppmenyen og velg Importsentral. Gå til kortet for Bilag og klikk på Last ned mal. Du vil nå finne en Excel-fil på PCen din som du kan benytte for å fylle inn data. I kolonnen Dato legger du inn oppstartsdatoen din (dd.mm.yyyy), i kolonnen Kontonummer legger du inn alle kontonumrene (ett kontonr. per rad), med beløp og eventuelt dimensjoner. Deretter lagrer du filen, går tilbake til Importsentralen og klikker på Importer under kortet Bilag.
Aktiver integrasjon mot Landbrukets Dataflyt
Hvis du ikke satte opp kobling mot Landbrukets Dataflyt da du gikk gjennom veiviseren for aktivering av Landbruk, kan du gjøre det nå via Regnskapsinnstillinger. Gå til Innstillinger i toppmenyen, velg Regnskap og klikk på fanen Landbruk. Du må nå registrere det brukernavnet/organisasjonsnummeret og passordet du bruker hos Landbruketsdataflyt.com. Dette må være opprettet på forhånd. Hvis du er regnskapsfører og skal sette opp integrasjonen på vegne av en kunde, benytter du vanligvis regnskapsbyråets organisasjonsnummer og passord. Er du ikke tilknyttet regnskapsfører, bruker du vanligvis ditt selskaps organisasjonsnummer og passord. Har du allerede en aktiv integrasjon mellom Landbrukets Dataflyt og et annet regnskapssystem, må du avslutte integrasjonen der først.
Du vil nå motta avregninger direkte inn i regnskapssystemet. Disse vil legge seg som ubetalte fakturaer i salgsmodulen. Produkter opprettes automatisk når en avregning kommer inn, men settes som inaktive. Årsaken til at de settes om inaktive er at produktene kun brukes i avregningene, og at brukeren som ikke er regnskapsfører skal slippe å forholde seg til disse.