Under Faste poster på ansattkortet finner du malen Trekk med saldo. Denne kan brukes hvis arbeidsgiver skal trekke den ansatte i lønn eller feriepenger, for eksempel hvis den ansatte har fått utbetalt for mye lønn eller skylder virksomheten penger.
Før trekket kan gjennomføres, må arbeidsgiveren og den ansatte inngå en skriftlig avtale. Avtalen må inngås etter eller i forbindelse med feilutbetalingen eller det andre forholdet som har ført til at den ansatte skylder penger.
Det er strenge regler for hvordan trekket skal gjennomføres, og hvor mye arbeidsgiveren kan trekke.
NB: Hvis du har et trekk som gjelder flere ansatte kan det være hensiktsmessig å opprette mal for lønnsposter.
Ifølge
arbeidsmiljøloven § 14-15 er det i utgangspunktet forbudt å trekke lønnsmottakere i lønn eller feriepenger, men det kan gjøres unntak i følgende tilfeller:
- Når det er hjemlet i lov.
- For arbeidstakers egenandel til tjenestepensjonsordninger m.m.
- Når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale.
- Når det ved tariffavtale er avtalt lønnstrekk for fagforeningskontingent, premie til kollektiv forsikring mm.
- Når det gjelder erstatning for skade eller tap som arbeidstaker i forbindelse med arbeidet forsettlig eller ved grov uaktsomhet har påført virksomheten, og arbeidstaker skriftlig erkjenner erstatningsansvar, eller dette er fastslått ved dom, eller arbeidstaker rettsstridig fratrer sin stilling.
- Når det på grunn av gjeldende rutiner for beregning og utbetaling av lønn ikke har vært praktisk mulig å ta hensyn til fravær på grunn av arbeidsnedleggelse eller arbeidsstengning i avregningsperioden.
Fremgangsmåte
1. Gå til Lønn i venstremenyen og velg Ansatte
2. Velg den av de ansatte du ønsker å registrere trekket på
3. Klikk på pilen og velg Nytt trekk med saldo
Beskrivelse av feltene
Tekst til lønnspost: Legg inn teksten som skal være synlig ved lønnskjøring og på lønnsslipp. Denne kan redigeres i ettertid, selv om trekket er i bruk.
Lønnsart: Den lønnsarten som trekket skal benytte.
Fra og til dato: Legg inn start- og sluttdato for trekket. La feltet for sluttdato stå tomt dersom trekket skal være løpende.
Start trekk på Fra dato: Datoen som settes her avkorter trekket når datoen faller innenfor lønnsavregningsperioden.
Stopp trekk på Til dato: Datoen som settes her avkorter trekket når datoen faller innenfor lønnsavregningsperioden.
Saldo: Brukes når trekket skal fortsette til et bestemt totalbeløp er trukket, for eksempel ved utleggstrekk skatt, lån eller lignende. Registrer totalbeløpet i dette feltet. Vær oppmerksom på at dette feltet låses etter lagring.
Avdrag: Legg inn avdrag eller trekk uten fortegn som blir med per lønnsavregning.
Avdrag prosent: Legg inn prosent dersom du ikke benytter avdrag/trekk. Det beregnes prosent av bruttolønn per lønnsavregning.
Arbeidsforhold: Legg inn arbeidsforholdet trekket skal beregnes av.
Leverandør: Hvis du ønsker å utbetale dette trekket via remittering/autobank, må du legge til leverandør i dette feltet. (Ved registrering av fagforeningstrekk skal alltid leverandør legges til)
KID: Ønsker du å sende trekket via remittering/autobank, kan du fylle ut KID
Kontonummer: Dette feltet henter informasjon fra leverandør som er knyttet til trekket og er ikke redigerbart.
Lag utbetaling: Sett hake hvis trekket skal generere utbetalingspost til leverandør ved utbetaling av lønnsavregning. Fungerer sammen med Leverandør, KID og kontonummer.
Reduser trekket automatisk for å unngå at utbetalt lønn blir negativ: Sett hake hvis du vil at systemet skal redusere trekket de gangene et lønnsgrunnlag er lavere enn trekket. Vær oppmerksom på at trekket vil være synlig i sin helhet fram til lønnskjøringen er avregnet.
Beskrivelse av fanene
Dokumenter: Eventuelle dokumenter til internt bruk.
Historikk: En oversikt over lønnskjøringer der trekket er blitt benyttet.