Skatt og innrapportering
All lønn og andre ytelser som skal utbetales skal overføres til den avdødes bankkonto og innrapporteres i a-meldingen på den avdødes fødselsnummer. Derfor er det hensiktsmessig å få avregnet og utbetalt alt som er utestående så raskt som mulig før personnummeret og bankkonto deaktiveres.
Lønn
Lønnen i dødsmåneden må ofte splittes i to kategorier. Det som er opptjent skal innrapporteres med lønnsart 66 Lønn etter dødsfall - opptjent før dødsfall, slik at de etterlatte blir beskattet for disse pengene.
Lønn som utbetales for resterende del av dødsmåneden innrapporteres med lønnsart 67 Etterlønn - opptjent etter dødsfall. Dette gjelder også eventuelle ekstra månedslønner som eventuelt utbetales som kompensasjon til de etterlatte. Etterlønn er skattefritt inntil 1,5 ganger folketrygdens grunnbeløp, etterlønn over dette beløpet skal rapporteres med lønnsart 68 Etterlønn ved dødsfall - trekkpliktig.
Selv om arbeidsgiver ikke er pliktig å trekke skatt eller beregne arbeidsgiveravgift av lønn etter dødsfall kan du avtale med de etterlatte at det likevel gjennomføres forskuddstrekk, slik at de unngår restskatt.
Feriepenger for inneværende år
Feriepenger for skal rapporteres på samme måte som lønn, men for å tømme feriepengelisten følger du framgangsmåten under.
Du kan da ikke bruke systemets standard lønnsarter 51. Du må derfor opprette ny lønnsart for å korrigere feriepengelisten, og enda en ny lønnsart for å rapportere og utbetale korrekt.
Oppsett av ny lønnsart
1. Gå til Lønn i venstremenyen. Velg Lønnsarter.
2. Klikk på Flere valg.
3. Velg Ny lønnsart.
4. Opprett lønnsart 54 - Tilbakeføre feriepenger for korreksjon. Den er helt lik lønnsart 51 - Feriepenger forr.år og brukes til å tilbakeføre det som allerede ligger på feriepengelisten.
5. Opprett lønnsart 56 - Feriepenger for etterlønn ved dødsfall. Vær oppmerksom på at a-meldingsinformasjon er endret og fjern haken for arbeidsgiveravgift (AGA) og eventuelt skattetrekk. Etterlønn er skattefritt inntil 1,5 ganger folketrygdens grunnbeløp, deretter kan du velge Trekkplikt uten skattetrekk som eksempelet under viser.
Du skal nå ha en lønnsavregning som inneholder feriepenger for systemets standard for eksempel lønnsart 51 - Feriepenger forr.år. med positivt fortegn.
6. Legg manuelt inn Lønnsart 54 - Tilbakeføre feriepenger for korreksjon med negativt fortegn og Lønnsart 56 - Feriepenger for etterlønn ved dødsfall med positivt fortegn
Du har nå oppdatert feriepengelisten (lønnsposten i lønnsart 51), nullstilt innberetningen som følger feriepengeposten (den negative lønnsposten i lønnsart 54), og innberettet beløpet på korrekt måte (lønnsposten i lønnsart 56).
Utmelding
Arbeidsgiver skal sende melding til leverandøren av OTP om dødsfallet. Det gjøres for de fleste med et skjema som heter "Melding om dødsfall". Kontakt leverandøren ved behov for hjelp.
Har arbeidsgiver personalforsikringer (gruppeliv, ulykke/fritid, helseforsikring osv.), skal arbeidsgiver også her gi beskjed om dødsfallet. Kontakt leverandøren ved behov for hjelp.
Les om hvordan du sluttmelder arbeidsforhold i systemet. Skatteetaten skriver at "... Hvis en ansatt dør oppgir arbeidsgiver sluttdato på arbeidsforholdet. I tillegg oppgir de arbeidstaker har sagt opp selv som årsak til sluttdato på arbeidsforholdet..."