For selskaper som kun bruker lønnsmodulen
Det første du må gjøre er å sende oss en oppsigelse. Deretter kan du selv avslutte selskapet i Unimicro. Når du bekrefter at selskapet skal avsluttes, mister du tilgangen til systemet. Det er derfor viktig at du deaktiverer eventuelle tilleggsprodukter og bankavtaler, og laster ned ønskede rapporter (med mindre du kjøper sikkerhetskopi) før du avslutter selskapet.
Her følger en stegvis beskrivelse:
1) Send oppsigelse til administrasjonen
Hvis du ønsker å si opp Unimicro Lønn, må du først sende en henvendelse til administrasjon@unimicro.no. Hvis du også bruker Unimicro V3 (lokalinstallert versjon), trenger vi informasjon om hvorvidt du ønsker å fortsette med det, eller om også denne lisensen skal sies opp.
2) Avslutt eksterne tjenester og tilleggsprodukter
Det neste du må gjøre er å avslutte Autobank-avtalen hvis du har det, avslutte eventuelle tredjepartsintegrasjoner og deaktivere tilleggsprodukter som Fravær og Etterbetaling.
Hvordan avslutte Autobank
- Avslutt filoverføringen på avtalen i nettbanken.
- Opprett supportsak hos oss og inkluder organisasjonsnummer, kontonummer og navn på selskapet.
Hvis du ikke gjør dette, vil det kunne påløpe transaksjonskostnader for bankfiler som overføres.
Hvordan avslutte integrasjoner
Hvis du har aktive integrasjoner som for eksempel Traveltext, MobileWorker eller Proresult, må du kontakte leverandørene (tredjeparten) direkte for å få endret disse avtalene. Hvis disse tredjepartsintegrasjonene skal være med over i ditt neste lønnssystem, er det ikke sikkert at avtalene skal avsluttes i sin helhet, men at koblingen endres. Dette må du diskutere med leverandøren.
Det er ikke nødvendig at du avslutter selve koblingen mot integrasjonen i Unimicro. Denne vil forsvinne når selskapet slettes, men du må altså avslutte avtalene hos tredjepartsleverandørene slik at det ikke påløper andre kostnader.
Hvordan deaktivere tilleggsprodukter
Tilleggsprodukter som Fravær og Etterbetaling må du deaktivere i Unimicro, og det er i utgangspunktet flere måter å gjøre dette på. Det enkleste er følgende:
- Gå til Markedsplassen i venstremenyen og klikk på Produktkjøp
- Klikk på Deaktiver eller Administrer brukere på aktuelle produkter, for eksempel Fravær eller Etterbetaling. For produkter med valget "administrer brukere" må du fjerne tilgangen til alle brukere for at produktet skal deaktiveres. Du kan sette hake øverst i bilde for å markere alle brukere samtidig. Husk å lagre.
NB: Selve hovedproduktet Lønn vil automatisk avsluttes når selskapet slettes, og du trenger derfor ikke å deaktivere det under Produktkjøp. Det samme gjelder for integrasjonene, de avsluttes via tredjeparten.
3) Last ned rapporter
Når du avslutter selskapet i Unimicro, mister du tilgang til systemet. Du bør derfor laste ned ulike rapporter (som du selv må oppbevare) før du sletter selskapet, med mindre du kjøper sikkerhetskopi i neste steg (da kan selskapet gjenopprettes senere med lønnsdataene). Rapporter lastes ned ved å gå til Nøkkeltall i venstremenyen, klikke på Rapporter og fanen Lønn.
Lønn er kun et underbilag til regnskapet, men det er den som har ansvar for regnskapet som er ansvarlig for god nok dokumentasjon ved eventuell fremtidig revisjon/bokettersyn (jfr. oppbevaringsplikten). Det er bedre å laste ned en rapport for mye enn en for lite.
4) Avslutt selskapet
Når du er sikker på at tilleggsprodukter og eksterne tjenester er avsluttet, og du har eksportert nødvendige data (eller bestemt deg for å kjøpe sikkerhetskopi), kan selskapet avsluttes. Det er kun administrator som kan avslutte selskapet i Unimicro. Er du usikker på hvem som er administrator, kan du sjekke dette i brukerinnstillingene.
For å avslutte selskapet går du til Min profil i toppmenyen, velger Lisensinformasjon og klikker på fanen Kundeavtaler. Klikk deretter på de tre kulepunktene til høyre for selskapsnavnet for å få opp valget Avslutt selskap.
Når du avslutter selskapet blir du møtt med en veiviser hvor du får valget om du ønsker å kjøpe sikkerhetskopi eller ikke. Du kan velge mellom å kjøpe sikkerhetskopi (backup) av selskapet i 5 år eller 10 år. Kjøp av sikkerhetskopi lar deg gjenopprette selskapet én gang ved behov. Kjøpet belastes én gang, og faktureres forskuddsvis mot kundeavtalen som selskapet tilhører. Det koster 500 kr for sikkerhetskopi i 5 år, og 1000 kr for sikkerhetskopi i 10 år. Prisen gjelder for hele perioden.