Vi tilbyr en rekke ulike måter å sette opp godkjenningsstrukturer. Her beskriver vi det grunnleggende om hva du kan gjøre.
Vi begynner med å se på siden for Godkjenning. Klikk på Innstillinger - Retningslinjer og godkjenning - Godkjenning. Denne siden inneholder tre ulike seksjoner: Godkjenningsinnstillinger, Godkjenningsstruktur og Midlertidige godkjennere.
Godkjenningsinnstillinger
Antall autoriserte godkjennere som kreves
I mange tilfeller trengs det bare én godkjenner, men det er også vanlig at mer enn én person er godkjenner. Et eksempel er at du jobber som selger, og dine utlegg skal godkjennes av salgsleder og selskapets daglige leder. Når salgslederen har godkjent rapporten, sendes den videre til daglig leder som gjennomgår og godkjenner det salgslederen allerede har godkjent. I dette tilfellet har selskapet to godkjenningssteg, og to personer må godkjenne rapporten. Du kan ha opptil tre godkjenningssteg.
Inkluder uautoriserte godkjennere
Hvis dette alternativet er aktivert, vil alle godkjennere få en melding, selv om godkjenneren ikke er autorisert.
Standardgodkjenner
Standardgodkjenneren har to formål
- Hvis én person skal godkjenne alle rapporter, trenger du bare å legge til en standardgodkjenner.
- Hvis du har flere godkjennere og systemet ikke vet hvem som skal godkjenne. For eksempel hvis man bruker godkjenning via avdelinger, men en avdeling ikke er koblet til brukeren, da sendes rapporten til standardgodkjenneren.
Godkjenningsstruktur
Dette refererer vanligvis til avdelinger, f.eks. salgsavdeling, og hver bruker kobles til en avdeling.
Midlertidige godkjennere
Hvis en godkjenner er på ferie eller har fri, kan en midlertidig godkjenner tre inn og ta over rollen.
En godkjenner
Hvis det bare skal være en bruker som godkjenner alle sine utleggsrapporter, er dette et raskt og enkelt oppsett. Klikk på Innstillinger - Retningslinje og godkjenning - Godkjenning og sett hake ved Aktiver godkjenning.
Under Godkjenningsinnstillinger
- La antall autoriserte godkjennere som kreves være 1
- Inkluder uautoriserte godkjennere bør være deaktivert
- Skriv inn navnet på brukeren som skal godkjenne i feltet Standard godkjenner
Ønsker du at standard godkjenner skal kunne legge til en midlertidig godkjenner hvis han/hun er fraværende? Velg innstillingen: Ja, blant alle ansatte under Midlertidige godkjennere.
Som administrator for organisasjonen kan du alltid legge til en midlertidig godkjenner ved å klikke på Legg til midlertidig godkjenner.
Godkjenningsstruktur
Vi har delt opp denne delen i to seksjoner. Den første delen beskriver hvordan man bruker en dimensjon eller avdelingsstruktur for å sette opp godkjenningsstrukturen. Den andre delen beskriver hvordan man setter opp en kombinasjon av dimensjon og avdelingsstruktur.
Dimensjon eller avdelingsstruktur
Som forberedelse til å sette opp denne godkjenningsstrukturen må du ha konfigurert avdelingsstrukturen eller innstillingene for en dimensjon.
Avdeling
Hvis dere bruker ulike avdelinger der hver ansvarlig skal godkjenne, er dette det beste alternativet for dere. En avdeling kan navngis som dere ønsker, og dere velger selv hva som passer best for organisasjonen og godkjenningsstrukturen.
Dimensjon
Hvis du trenger mer fleksibilitet, tilbyr dimensjoner dette. Du kan sette en standardverdi basert på dimensjonen for hver bruker, eller du kan la brukerne velge en dimensjonsverdi hver gang de oppretter et utlegg. Å la brukerne velge verdi er veldig praktisk hvis man jobber med prosjekter.
Felles for både avdelings- og dimensjonsbasert godkjenningsstruktur er at du kan ha opptil 3 godkjenningssteg, og du kan sette beløpsgrenser for hvert steg.
Oppsettet for avdelings- og dimensjonsbasert godkjenningsstruktur er det samme. I guiden viser vi hvordan du setter opp avdelinger, men velg bare dimensjon i steg 2 hvis det er godkjenning etter dimensjon dere ønsker å bruke.
Start med innstillingene og velg hvor mange godkjennere som trengs. I denne guiden velger vi 1 godkjenner.
Standardgodkjenner er obligatorisk å velge.
Neste steg er å velge dimensjon eller avdelingsstruktur. Klikk på Legg til godkjenningstrinn og velg ønsket alternativ. Her legger vi til godkjenning etter avdelingsstruktur.
Avdelingsstrukturen vises nå på siden. Start med å legge til en godkjenner for hele organisasjonen ved å klikke på raden under feltet Godkjenner 1. Å sette opp godkjenner 1 er ikke obligatorisk – hvis en avdeling mangler godkjenner eller en bruker ikke er koblet til noen avdeling, vil rapporten sendes til standardgodkjenneren.
Klikk på de avdelingene du ønsker å sette godkjenner for.
Siste steg er å velge innstillinger for Midlertidige godkjennere. Disse innstillingene avgjør hva en godkjenner kan gjøre. Som administrator kan du alltid legge til en midlertidig godkjenner ved å klikke på knappen Legg til midlertidig godkjenner.
En kombinasjon av avdeling og dimensjon
Det er mulig å ha en kombinasjon av avdeling og dimensjon for godkjenningsstrukturen. Du kan legge til flere dimensjoner om du ønsker, men vi legger til én dimensjon i denne guiden.
Bla ned til Godkjenningsstruktur og klikk på Legg til godkjenningstrinn og velg Etter dimensjon.
Velg hvilken dimensjon du skal bruke.
Legg til godkjenner for de ulike dimensjonene.
Hvis du ønsker at avdelingsstruktur skal være første steg for godkjenning, kan du dra og slippe den øverst.
Hvordan du legger opp stegene i godkjenningsstrukturen er viktig, fordi det avgjør rekkefølgen systemet bruker for å finne riktig godkjenner. I vårt eksempel kommer dimensjonen først. Det betyr at systemet starter med å lete etter en godkjenner der. Hvis brukeren ikke velger noe prosjekt og lar feltet stå tomt, vil systemet ikke finne en godkjenner i dimensjonsfeltet. Da vil systemet i stedet lete etter neste godkjenningstrinn, som blir avdelingen.
Flere godkjennere
Noen ganger trengs det flere godkjennere, det kan være fordi en avdelingsleder gjør den første godkjenningen, og deretter gjør daglig leder den endelige godkjenningen. Noen ganger kan den første godkjenneren bare ha tillatelse til å godkjenne opp til et visst beløp.
Godkjenningsinnstillinger
Antall autoriserte godkjennere som kreves
Du kan velge 1, 2 eller 3 godkjennere, og dette avgjør hvor mange godkjenningstrinn som kreves. Hvis en selger sender inn et utlegg og salgslederen og deretter avdelingslederen skal godkjenne, trengs to godkjenningstrinn.
Hvis daglig leder skal godkjenne det avdelingslederen har godkjent, har du tre godkjenningstrinn. Antall autoriserte godkjennere er det samme for alle avdelinger eller dimensjoner. Hvis en avdeling eller dimensjon mangler en godkjenner på et steg, vil utlegget sendes opp ett nivå for godkjenning eller til standardgodkjenneren, avhengig av hvilken nivå det mangler godkjenner på.
Inkluder uautoriserte godkjennere
Hvis du har et godkjenningstrinn, men godkjenneren har en beløpsgrense på 1000 kr, og en rapport sendes inn med høyere verdi – for eksempel 1500 kr – har godkjenneren ikke autorisasjon, og rapporten sendes videre til neste godkjenner.
Hvis Inkluder uautoriserte godkjennere er aktivert, vil den første godkjenneren fortsatt motta rapporten for godkjenning. Når det er fullført, sendes rapporten videre til den autoriserte godkjenneren. Hvis den første godkjenneren avslår, sendes rapporten tilbake til brukeren.
Standardgodkjenner
En standardgodkjenner er obligatorisk å legge til.
Nå skal vi se nærmere på Godkjenningsstruktur. Hvis man har valgt at det skal være to autoriserte godkjennere, velger man hvem som skal godkjenne under feltene Godkjenner 1 og Godkjenner 2 for hver avdeling/dimensjon.
Hvis dere har flere personer som kan godkjenne innen samme godkjenningstrinn, kan dere også sette opp dette. Når en utleggsrapport sendes inn, vil alle godkjennere i det steget få en melding. Alle trenger imidlertid ikke godkjenne – den første som godkjenner, vil flytte rapporten videre til neste godkjenningssteg.
Beløpsgrense
Noen godkjennere kan ha en grense for hvor store utlegg de har lov til å godkjenne. For å sette opp dette legger du til beløpsgrensen i godkjenningstrinnet. Hvis vi for eksempel har et godkjenningstrinn med en grense på 1000 kr – hva skjer hvis utlegget brukeren sender inn er større enn 1000 kr?
Det er to muligheter. Den første er at rapporten går videre til Godkjenner 2, eller at standardgodkjenneren godkjenner.
For å legge til en beløpsbegrensning på en bruker, klikker du på den aktuelle godkjenneren og velger summen som skal være maksgrense.
