Det finnes en rekke måter å sette opp godkjenningsstrukturer på, og her beskriver vi det grunnleggende rundt hva du kan gjøre. 

1. Gå til Innstillinger i venstremenyen.

2. Klikk på Retningslinjer og godkjenning.

3. Velg fanen for Godkjenning.

Godkjenningsinnstillinger - forklaring til feltene

• Antall autoriserte godkjennere som kreves
  I mange tilfeller trengs det bare én godkjenner, men det er også vanlig at mer enn én person er godkjenner. Et eksempel er at du jobber som selger, og dine utlegg skal godkjennes av salgsleder og selskapets daglige leder. Når salgslederen har godkjent rapporten, sendes den videre til daglig leder som gjennomgår og godkjenner det salgslederen allerede har godkjent. I dette tilfellet har selskapet to godkjenningssteg, og to personer må godkjenne rapporten. Du kan ha opptil tre godkjenningssteg.
  
  
• Inkluder uautoriserte godkjennere
  Hvis dette alternativet er aktivert, vil den første godkjenneren fortsatt motta rapporten for godkjenning, selv om foreligger en beløpsgrense på brukeren.
  
  
• Standardgodkjenner
  Standardgodkjenneren har to formål: 1) Hvis én person skal godkjenne alle rapporter, trenger du bare å legge til en standardgodkjenner. 2) Hvis du har flere godkjennere og systemet ikke vet hvem som skal godkjenne. For eksempel hvis man bruker godkjenning via avdelinger, men en avdeling ikke er koblet til brukeren, da sendes rapporten til standardgodkjenneren.

Godkjenningsstruktur

Dette refererer vanligvis til avdelinger, for eksempel salgsavdeling, og hver bruker kobles til en avdeling.

Midlertidige godkjennere

Hvis en godkjenner er på ferie eller har fri, kan en midlertidig godkjenner tre inn og ta over rollen.

Har du kun en godkjenner på selskapet, og ønsker at vedkommende selv skal kunne legge inn en midlertidig godkjennes hvis hen blir fraværende, velger du innstillingen: Ja, blant alle ansatte under Midlertidige godkjennere. Som administrator for organisasjonen kan du alltid legge til en midlertidig godkjenner ved å klikke på Legg til midlertidig godkjenner.

Eksempel: legge opp én godkjenner

1. Gjør følgende under Godkjenningsinnstillinger:

• Antall autoriserte godkjennere som kreves settes til 1
• Inkluder uautoriserte godkjennere bør være deaktivert (ikke ha hake)
• I feltet Standard godkjenner legger du inn navnet på brukeren som skal godkjenne
  
  

2. Under Godkjenningsstruktur velger du mellom Etter avdelingsstruktur eller Etter dimensjon.

NB: som forberedelse til å sette opp denne godkjenningsstrukturen, må du ha konfigurert avdelingsstrukturen eller innstillingene for en dimensjon. 

Hvis dere bruker ulike avdelinger der hver ansvarlig skal godkjenne, er Etter avdelingsstruktur det beste alternativet for dere. En avdeling kan navngis som dere ønsker, og dere velger selv hva som passer best for organisasjonen og godkjenningsstrukturen. Hvis dere trenger mer fleksibilitet, kan dere velge Etter dimensjon. Du kan sette en standardverdi basert på dimensjonen for hver bruker, eller du kan la brukerne velge en dimensjonsverdi hver gang de oppretter et utlegg. Å la brukerne velge verdi er veldig praktisk hvis det jobbes med prosjekter. Felles for både avdelings- og dimensjonsbasert godkjenningsstruktur er at du kan ha opptil tre godkjenningssteg, og du kan sette beløpsgrenser for hvert steg. Standardgodkjenner er obligatorisk å velge.

3.  Klikk på Legg til godkjenner og velg ønsket alternativ.

4. Bruk søkefeltet til å legge inn ønsket bruker for godkjenning.

5. Legg inn maksbeløp om ønskelig. Hvis det legges inn maksbeløp og det innsendte utlegget er større enn dette, vil utlegget/rapporten enten gå videre til godkjenner nr. to (hvis det er satt opp) eller gå videre til standardgodkjenneren. 

Endre rekkefølge

Hvis du for eksempel ønsker at avdelingsstruktur skal være første steg for godkjenning, kan du dra og slippe den øverst.

Hvordan du legger opp stegene i godkjenningsstrukturen er viktig, fordi det avgjør rekkefølgen systemet bruker for å finne riktig godkjenner. I vårt eksempel kommer dimensjonen først. Det betyr at systemet starter med å lete etter en godkjenner der. Hvis brukeren ikke velger noe prosjekt og lar feltet stå tomt, vil systemet ikke finne en godkjenner i dimensjonsfeltet. Da vil systemet i stedet lete etter neste godkjenningstrinn, som blir avdelingen.

Legge til flere godkjennere

Du kan velge mellom å ha en, to eller tre godkjennere, og dette avgjør hvor mange godkjenningstrinn som kreves.

• Eksempel 1: Hvis en selger sender inn et utlegg og salgslederen og deretter avdelingslederen skal godkjenne, trengs to godkjenningstrinn.
  
  
• Eksempel 2 Hvis daglig leder skal godkjenne det avdelingslederen har godkjent, har du tre godkjenningstrinn. Antall autoriserte godkjennere er det samme for alle avdelinger eller dimensjoner. Hvis en avdeling eller dimensjon mangler en godkjenner på et steg, vil utlegget sendes opp ett nivå for godkjenning eller til standardgodkjenneren, avhengig av hvilken nivå det mangler godkjenner på.
  
  
• Eksempel 3: Hvis du har et godkjenningstrinn, men godkjenneren har en beløpsgrense på 1000 kr, og en rapport sendes inn med høyere verdi – for eksempel 1500 kr – har godkjenneren ikke autorisasjon, og rapporten sendes videre til neste godkjenner.

Setter du opp flere godkjennere på samme trinn (som illustrert i bildet under) vil alle godkjennere i det steget få en melding når en rapport sendes inn. Alle trenger imidlertid ikke godkjenne – den første som godkjenner, vil flytte rapporten videre til neste godkjenningssteg.