Du kan automatisere behandlingen av innkommende fakturaer i ulik grad. Du kan for eksempel velge at filer i selskapets innboks automatisk skal opprettes som fakturaer, men at tildelingen skal skje manuelt. Du kan også velge at den opprettede fakturaen automatisk skal tildeles til en eller flere brukere for godkjenning – basert på regler du lager.
Gå til Innstillinger i toppmenyen og velg Flyt og tildeling.
Her vises felt for automatisk opprettelse, godkjenningsregler og automatisk tildeling.
Automatisk opprettelse
Når du aktiverer automatisk opprettelse, vil de valgte filformatene automatisk flytte seg fra innboksen og legges under statusfanen Opprettet. Systemstandard for automatisk opprettelse er PDF og elektroniske dokumenter (EHF og XML). Bildefiler er ofte kvitteringer som du kanskje ikke ønsker å ha i fakturaflyten, men du kan velge å aktivere denne filtypen likevel. Du velger også om du ønsker automatisk konteringsforslag. Sistnevnte bruker fakturatolk med tilhørende transaksjonskostnad.
Godkjenningsregler
Godkjenningsregler baserer seg på grupperinger av brukere eller enkelte brukere som kan tildeles inngående fakturaer for godkjenning.
Legg inn navn på regelen, steg og/eller beløpsgrense, og hvor mange som skal godkjenne fakturaen. Velger du å ikke aktivere dette, må eventuell tildeling foretas manuelt fra fakturabildet.
Automatisk tildeling
Du aktiverer automatisk tildeling dersom du ønsker at opprettede filer automatisk skal tildeles basert på godkjenningsregler. Automatisk tildeling kan per i dag kun brukes med én godkjenningsregel.
Kommende funksjonalitet høsten 2023: Det vil snart bli mulig å aktivere automatisk tildeling med flere godkjenningsregler fra dette bildet. Det vil også bli mulig å tildele faktura (EHF) til selger basert på ordre.