1. Gå til Lønn i venstremenyen og klikk på Lønnsavregning.
2. Velg Ny lønnsavregning og sett hake ved Kryss av her i den måneden du skal utbetale feriepenger. Fyll inn de første fem feltene og klikk på Opprett Lønnsavregning.
3. Klikk på Flere valg og Generer feriepenger.
Du får nå opp Feriepengelisten med alle ansatte som har feriepengegrunnlag.
4. Velg mellom Feriepenger for i fjor (standard), Feriepenger for i år eller Feriepenger for tidligere år. Sistnevnte valg vil kun være synlig dersom en ansatt har feriepenger til gode.
5. Sett hake ved de ansatte du skal utbetale feriepenger for, og klikk på Lag feriepengeposter.
- Kolonnen for Tidl. utbetalt viser deg hva som tidligere er utbetalt til den ansatte. Det er ikke mulig å sette hake ved en ansatt dersom feriepenger tidligere er utbetalt i sin helhet.
- Kolonnen for Utbetales viser hvor mye som kan utbetales til hver ansatt. Du kan overstyre beløpet hvis kun deler av feriepengene skal utbetales.
6. Klikk på Overfør.
7. Feriepengepostene vil nå legge seg i den lønnsavregningen du står i, og kan avregnes som vanlig.
Tips! Husk at rett til feriepenger og rett på feriedager er to adskilte ting. En ansatt kan for eksempel ha rett til fem uker ferie selv om hen ikke har opptjent rett til feriepenger. Regelen er at feriepenger utbetales når den ansatte tar ut ferie. De fleste med fastlønn har avtale om feriepenger og trekk i lønn i juni, men dette er en norm og ikke en regel. Det er ikke uvanlig at ansatte ikke tar ut full ferie, og det finnes ikke noe fasitsvar på hva som er beste praksis med tanke på feriepengeutbetaling. Lønnsansvarlig i selskapet må finne den løsningen som passer best. Når kun deler av ferien skal avvikles og utbetales må du beregne dette og lage deg en formel. Vi skisseres noen eksempler og mulige løsninger her:
Eksempel 1) Du skal kjøre feriepengeutbetaling for ansatte med timelønn, og de ansatte skal kun avvikle to av fem uker ferie. Da kan feltet % utbetaling av feriepenger endres fra 100 til 40, og du setter hake ved de ansatte dette skal gjelde for.
Eksempel 2) Du skal kjøre feriepengeutbetaling hvorav en eller få ansatte skal avvikle to av fem uker ferie. Da gjør du beregningen manuelt for hver ansatt. Du kan fjerne fastlønnsposten som er knyttet mot trekk i lønn for ferie (som oftest -4/26) på den delen som ikke skal utbetales, benytte lønnsart 58 - månedslønn uten trekk ferie istedenfor og registrere denne som variabel post på den ansatte.
Eksempel 3) Du skal kjøre feriepengeutbetaling hvorav en ansatt ikke skal ha ferie i det hele tatt. Da kan du slette fastlønnsposten knyttet mot trekk i ferie i sin helhet for den ansatte det gjelder, og erstatte dette med lønnsart 58 -månedslønn uten trekk ferie som en variabel post. Den aktuelle ansatte vil da motta vanlig lønnsutbetaling.