For å legge til eller fjerne brukere i Unimicro Reise og Utlegg, må du logge inn i regnskapssystemet.
Legge til bruker
1. Gå til Lønn i venstremenyen i regnskapssystemet.
2. Velg Reise og Utlegg.
3. Klikk på Flere valg og Administrer brukere.
4. Sett hake ved ansatte som skal inviteres, klikk på Inviter brukere og Send invitasjon.
NB: I noen tilfeller vil samme person vises flere ganger i oversikten. Hvis personen skal registrere reiser og utlegg OG har et ansattnummer, klikker du på raden/personen med ansattnummer. Hvis du skal invitere en regnskapsfører eller en bruker som skal være administrator, men som ikke skal registrere reiser og utlegg selv, klikker du på raden/personen som er angitt med teksten [ikke ansatt]. Finner du ikke brukeren i listen kan du først sjekke om vedkommende er invitert til Unimicro.
Etter at du har sendt invitasjoner (e-post), vil ansatte legges i fanen Invitert (venter) frem til de har logget seg inn via lenken i e-posten. Etter innlogging vil du finne aktuelle brukere under fanen Aktiv.
Hva skjer når en bruker inviteres?
Alle som inviteres til Reise og Utlegg får en bruker i regnskapssystemet.
Hvis en ansatt ikke allerede har en bruker i regnskapssystemet, opprettes denne automatisk ved invitasjon. Brukeren får kun tilgang til å registrere reiseregninger og utlegg i Reise og Utlegg. Det gis ingen øvrige tilganger i regnskapssystemet som en del av denne prosessen. Koblingen mellom regnskapssystemet og Reise og Utlegg skjer via e-postadressen på brukeren i regnskapssystemet. Dersom personen allerede har en brukerinnlogging i regnskapssystemet, er det denne e-postadressen som benyttes.
Hva med personer som skal registrere reiser og utlegg, men som ikke er ansatte?
Dersom en person som ikke er ansatt, for eksempel et styremedlem, skal registrere reiseregninger eller utlegg, må personen først opprettes som ansatt uten arbeidsforhold i regnskapssystemet. Når personen er opprettet som ansatt, kan vedkommende inviteres til Reise og Utlegg på samme måte som øvrige ansatte. Personer som kun er registrert som [ikke ansatt] kan benyttes til administrasjon av Reise og Utlegg, men kan ikke registrere egne reiseregninger eller utlegg.
Fjerne bruker
1. Gå til Lønn i venstremenyen i regnskapssystemet.
2. Velg Reise og Utlegg.
3. Klikk på Flere valg og Administrer brukere.
4. Gå til fanen Aktiv, merk brukeren du vil fjerne og klikk på Deaktiver.
NB: En bruker mottar kun én invitasjon til Reise og Utlegg. Dersom en ansatt blir deaktivert og senere aktivert på nytt, sendes det ikke en ny invitasjon. I slike tilfeller må brukeren gå til reise.unimicro.no og logge inn med e-postadressen som brukeren er registrert med i regnskapssystemet.