Mange ønsker at varer/produkter på en inngående faktura skal aktiveres i balansen (balanseføres). Dette gjelder for eksempel ved innkjøp av varer for videresalg, som gjerne føres på konto 1460.
Systemet har ikke støtte for automatisk bokføring mot gitte kontoer basert på regler, men du kan velge ulike metoder for hvordan systemet skal komme med bokføringsforslag per leverandør. Forslått konto kan alltid endres/overstyres, og du godkjenner forslaget ved at du klikker på «Lagre» eller «Bokfør».
Ved å gå til Leverandør i venstremenyen og velge aktuell leverandør, kan du velge bokføringsmetode under fanen Detaljer. Med bokføringsmetode menes altså hvilken metode systemet skal bruke når det foreslår kontering/bokføring av en leverandørfaktura. Uavhengig av hvilken metode som velges, kan forslagene alltid overstyres før du går videre. På leverandørkortet kan du velge mellom én av følgende fire metoder:
- Smart bokføring. Systemet vil gi deg konteringsforslag basert på tidligere konteringer gjort på aktuell leverandør hos ditt selskap. Dette er standardvalget i systemet.
- Produktregler. Med denne metoden brukes forhåndsdefinerte regler for hvilken konto hver produktlinje på fakturaen skal føres mot. Dette fungerer kun for EHF-fakturaer som sendes til systemets innboks. Les mer om Produktregler her.
- Standard kostnadskonto. Du velger en standardkonto for bokføring av fakturaer fra aktuell leverandør. Systemet vil da alltid foreslå kontering mot kontoen du setter på leverandørkortet.
- Fordelingsnøkkel. Du velger en forhåndsdefinert fordelingsnøkkel som systemet automatisk vil foreslå når du får fakturaer fra aktuell leverandør. En fordelingsnøkkel innebærer splitting av kontering mellom for eksempel avdelinger.
For selskaper som får gjentatte EHF-fakturaer med mange produktlinjer som alltid skal mot de samme kontoene, er produktregler den foretrukne metoden. Får du imidlertid fakturaer fra utenlandske leverandører er det ofte en PDF-filer, og Produktregler kan ikke brukes. Da må du velge en av de andre metodene i listen.
Når du får en fil i innboksen, er det flere måter å behandle denne på. Er filen en faktura, anbefaler vi at du velger Registrer leverandørfaktura/regning for å bokføre og betale denne. Det er da konteringsforslagene/bokføringsforslagene kommer opp. Du kan også benytte Registrer bilag for å bli tatt videre til manuell bilagsføring, men da vil du ikke få konteringsforslag. Generelt anbefales sistnevnte for regnskapsførere som har god kontroll på debet og kredit. Uavhengig av hvilken metode du bruker for å bokføre fakturaen, er det det samme som skjer i regnskapet i bakgrunnen.
Eksempel
I følgende eksempel er smart bokføring valgt som bokføringsmetode på aktuell leverandør, og systemet foreslår derfor konto 1460 fordi det er dette vi tidligere har kontert mot når vi har fått fakturaer fra denne leverandøren:
Etter at endringene er lagret, kan vi velge å bokføre og deretter legge til betaling, eller betale først og bokføre den senere. I dette eksempelet bokfører vi og legger til betaling. Når betalingen senere er gjennomført, kan vi gå til Søk på bilag og se at det har skjedd flere føringer i regnskapet:
Den 13.05.26 ble fakturaen bokført, og konto 1460 – Innkjøpte varer for videresalg ble debitert (varelageret økte i verdi). Samtidig økte leverandørgjelden på konto 2400 fordi fakturaen ikke var betalt ennå (økt beløp på en gjeldskonto = kreditering). Den 27.05.26 ble det gjennomført betaling av fakturaen. Da ble konto 1920 – Bankinnskudd redusert/kreditert med 99.000 kr og konto 2400 – Leverandørgjeld redusert med tilsvarende beløp (redusert beløp på gjeldskonto = debitering). Ved å klikke på vedleggsikonet (bindersen) kan du se fakturaen og utbetalingsbilaget som ligger til grunn for føringene.
Les mer om: