Som arbeidsgiver kan du gi enkelte goder til ansatte uten at det blir skattepliktig lønn for den ansatte. Dette kan for eksempel være julebord, sommerfest, kaffe på kontoret, kantine, felles trening, kurs, gaver eller personalrabatter.
Slike goder kan bidra til trivsel, samhold og faglig utvikling på arbeidsplassen. Samtidig er det viktig å skille mellom hva som er skattefritt for den ansatte, hva virksomheten kan føre som kostnad, og om det er fradrag for merverdiavgift.
I denne artikkelen ser vi på vanlige eksempler på skattefrie goder til ansatte, og hvordan kostnadene kan føres i regnskapet.
Hva betyr skattefrie goder?
Et skattefritt gode betyr at den ansatte kan motta godet uten at det skal behandles som lønn. Det skal da normalt ikke trekkes skatt, beregnes arbeidsgiveravgift eller rapporteres som lønn.
For at et gode skal være skattefritt, må vilkårene være oppfylt. Noen goder må for eksempel være rimelige og gjelde alle ansatte eller en større gruppe ansatte. Andre goder har egne beløpsgrenser.
Eksempler på skattefrie goder kan være:
- julebord
- sommerfest
- kaffe og enkel bevertning på kontoret
- kantineordning
- felles trening
- kurs og utdanning
- gaver innenfor skattefri grense
- personalrabatter innenfor skattefri grense
Velferdstiltak
Velferdstiltak er tiltak som skal bidra til trivsel og samhold blant de ansatte. Vanlige eksempler er julebord, sommerfest, firmatur og andre sosiale arrangementer.
For at et velferdstiltak skal være skattefritt for de ansatte, må det som hovedregel være rimelig og tilgjengelig for alle ansatte eller en naturlig gruppe ansatte.
Det kan serveres både mat, drikke og alkohol på arrangementet, og virksomheten kan få skattefradrag for kostnaden. Det viktigste er at arrangementet ikke er urimelig dyrt.
Kostnaden kan ofte føres på konto 5990 – Annen personalkostnad. Det er ikke fradrag for merverdiavgift på kostnaden.
Kaffe
Arbeidsgiver kan servere kaffe til de ansatte og få skattefradrag for kostnaden. Det gjelder også kjøp eller leie av kaffemaskin.
Kaffe kan føres på konto 5990 – Annen personalkostnad. Kjøp av kaffemaskin kan føres på konto 6540 – Møbler, interiør og annet inventar, mens leie kan føres på konto 6410 – Leie inventar.
Det er ikke fradrag for merverdiavgift på kaffe til ansatte.
Kantine
Arbeidsgiver kan dekke hele eller deler av kostnadene til en bedriftskantine. Dette gjør ofte at de ansatte kan kjøpe mat til en lavere pris.
Kostnader til drift av kantinen kan føres på konto 5910 – Kantinekostnad.
Dersom virksomheten ikke har kantine, men kjøper inn mat som settes frem til de ansatte, må de ansatte som hovedregel betale en egenandel. Hvis arbeidsgiver dekker maten fullt ut, kan det bli en skattepliktig fordel for de ansatte.
Det er ikke fradrag for merverdiavgift på mat og drikke til ansatte.
Trening
Arbeidsgiver kan dekke trening skattefritt når tilbudet er tilgjengelig for alle ansatte eller en naturlig gruppe ansatte.
Det kan for eksempel være:
- inngangskort til treningssenter som de ansatte deler på
- leie av treningslokale til faste tider
- felles treningstimer
- støtte til bedriftsidrettslag
Et personlig treningsmedlemskap til én ansatt er normalt ikke skattefritt. Verdien må da rapporteres som lønn for den ansatte.
Kostnader til felles trening kan føres på konto 5990 – Annen personalkostnad.
Det er ikke fradrag for merverdiavgift på kostnaden.
Kurs og utdanning
Arbeidsgiver kan dekke kurs og utdanning for ansatte skattefritt når opplæringen er relevant for jobben.
Dette kan for eksempel gjelde:
- kursavgift
- kursmateriell
- reise til og fra kurset
Det vanligste er at arbeidsgiver dekker kortere kurs, men også lengre utdanninger på opptil fire semestre kan være skattefrie når vilkårene er oppfylt. Dersom arbeidsgiver dekker utdanning utover dette, kan fordelen bli skattepliktig og måtte rapporteres som lønn.
Kostnader til kurs, utdanning og kursmateriell kan føres på konto 6860 – Møte, kurs, oppdatering o.l.. Reise til og fra kurset kan føres på konto 7140 – Reisekostnad.
Det er vanligvis ikke merverdiavgift på undervisning. Dersom fakturaen også inneholder mat eller servering, er det ikke fradrag for merverdiavgiften på denne delen.
Gaver
Arbeidsgiver kan gi ansatte skattefrie gaver med en verdi på opptil 5 000 kroner per år. Gaven må som hovedregel gis som noe annet enn penger, for eksempel en fysisk gave, en opplevelse, noe spiselig eller et gavekort som ikke kan løses inn i kontanter.
Kostnader til skattefrie gaver kan føres på konto 5900 - Gaver til ansatte, fradragsberettiget.
Dersom verdien på gaven overstiger den skattefrie grensen, kan den overskytende delen bli skattepliktig og må behandles som lønn.
Det er ikke fradrag for merverdiavgift på gaver til ansatte.
Personalrabatter
Ansatte kan få rabatt på varer eller tjenester som virksomheten selger. Den ansatte kan få personalrabatter på opptil 10 000 kroner per år uten å betale skatt av rabatten.
Arbeidsgiver må holde oversikt over hvor mye rabatt hver ansatt har fått i løpet av året. Dette kan for eksempel gjøres i et regneark.
Dersom rabatten overstiger den skattefrie grensen, må beløpet over grensen behandles som lønn.