Jeg er administrator – hvordan komme i gang

Etter at du har aktivert Unimicro Reise og Utlegg, kan du som administrator tilpasse utleggsflyten etter virksomhetens behov. Du kan blant annet bestemme hvilke steg og opplysninger utleggsflyten skal inneholde, tilpasse brukeroppsettet og styre hvilke funksjoner brukere skal ha tilgang til. Her gir vi deg en kort introduksjon til mulighetene.

Oversikt

Ved å gå til Oversikt i venstremenyen får du et godt overblikk over dataene i organisasjonen din. Under Avstemmingsrapport kan du opprette en rapport for organisasjonen. Rapporten inneholder all data for innsendte utlegg og utleggsrapporter.

Brukere

Ved å gå til Bruker i venstremenyen kan du gjøre følgende:

• Se alle brukere som er lagt til i organisasjonen.
  
  
• Gi en bruker rettighet til å rapportere utlegg på vegne av en annen bruker.
  
  
• Knytte en bruker til en avdeling
  
  
• Gi en bruker administratorrettigheter

For å invitere eller deaktivere brukere fra Reise og Utlegg, må du logge inn i selve regnskapssystemet. Se fremgangsmåte her.

Rapporter

Ved å gå til Rapporter kan du se over alle innsendte utlegg og rapporter før videre behandling. For at dette skal dukke opp, må du først aktivere godkjenningsflyt og gjennomgangsmodus. Når dette er aktivert kan du blant annet markere en rapport som klar, redigere den, fjerne den eller sende den tilbake til brukeren.

Innstillinger

Under Innstillinger og Min organisasjon vil du se følgende faner:

• Firmadetaljer. Her kan du legge inn informasjon om virksomheten, som navn, adresse og standardspråk. Det er kun navnet som er synlig for brukere i appen og på rapporter.
  
  
• Avdelingsstruktur. En organisasjon kan ha flere avdelinger, som igjen har underavdelinger, og det er her du legger til den strukturen du ønsker. Avdelingene kan brukes til å styre hvordan godkjenning håndteres i organisasjonen. Da må du også tildele en avdeling til hver bruker i brukerinnstillingene. Du kan også velge mva-innstillinger for hver avdeling. Les mer om avdelingsstruktur.
  
  
• Design. Her kan du legge til bedriftslogo.
  
  

Utleggshåndtering

Under Innstillinger og Utleggshåndtering settes de fleste innstillingene for utgiftshåndtering. Menypunktet er delt inn i følgende faner:

• Integrasjoner. Her legger du til og administrerer integrasjoner, aktiverer funksjonen Stopp utlegg/rapport i klar til å sendes, og ser hvilke lønnsarter som er automatisk importert fra lønnsmodulen i regnskapssystemet. Har du egendefinerte lønnsarter må disse kobles til utleggskategorier.
  
  
• Utleggskategorier: Kategoriene er synlige for brukeren når en reiseregning eller et utlegg opprettes. Du kan legge inn makssum på hele utleggskategorier eller makssum på enkelte kategorier.
  
  
• Dimensjoner. Dimensjonene du ser i Reise og Utlegg administeres i regnskapssystemet og synkroniseres automatisk til Reise og Utlegg. 
  
  
• Arbeidsflyt. Her finner du avanserte innstillinger som lar deg
  - justere valutakurs
  - tillate brukere å sende inn utlegg uten rapport
  - slå av mva for utenlandske kvitteringer
  - lage flere rapportgrupper for "klar til å sendes"
  - aktivere tillatelse for å redigere utlegg. 

Retningslinjer og godkjenning

Ved å gå Innstillinger og Retningslinjer og godkjenning kan du sette opp en godkjenningsstruktur med avdelinger og antall godkjennere. Du kan også legge inn selskapets retningslinjer.

Påminnelser

Ved å gå til Innstillinger og Påminnelser kan du sette opp skreddersydde meldinger som sendes til brukerne i virksomheten. Disse sendes ut som e-poster og som push-varsler i mobilappen, og vil dukke opp under Meldinger i privat modus. Merk at hvordan og hvorvidt en bruker mottar slike påminnelser er avhengig av hvilke varslingsinnstillinger som er aktivert i brukerens private innstillinger.