Jeg er administrator - hvordan komme i gang

Her er en kort introduksjon til de forskjellige funksjonalitetene for en administrator. 

Oversikt

1. Gå til Oversikt i venstremenyen.

Oversikt gir deg et godt overblikk over dataene i organisasjonen din.

Under Avstemmingsrapport kan du opprette en rapport for organisasjonen. Rapporten inneholder all data for utleggsrapportene som har blitt sendt inn siden organisasjonen ble opprettet i tjenesten. 

Brukere

1. Gå til Bruker i venstremenyen. 

• Du kan se alle brukere som er lagt til i organisasjonen.
  
  
• Du kan gi en bruker rettighet til å rapportere utlegg på vegne av en annen bruker.
  
  
• Du kan velge hvilken avdeling de tilhører mm.
  
  
• Du kan tilordne administratorrettigheter til brukere. 
  
  For å legge til eller fjerne brukere fra Reise og Utlegg må du gå til Unimicro Lønn. Her viser vi hvordan du gjør det.

Rapporter

1. Klikk på Rapporter i venstremenyen.

Les alt om flyten rapporter går igjennom her. 

Innstillinger

Min organisasjon 

1. Gå til Innstillinger i venstremenyen

2. Velg Min organisasjon. Den er delt inn i følgende faner:

• Firmadetaljer: Her kan du legge inn informasjon om din organisasjon, navn, adresse og standardspråk. Kun navnet er synlig for brukere i appen og på rapporter.
  
  
• Avdelingsstruktur: En organisasjon kan ha flere avdelinger, som igjen har underavdelinger, og det er her du legger til den strukturen du ønsker. Avdelingene kan brukes til å styre hvordan godkjenning håndteres i organisasjonen. Da må du også tildele en avdeling til hver bruker i brukerinnstillingene.Du kan også velge mva-innstillinger for hver avdeling.
  
  
• Design: Her kan du legge til organisasjonens ikon. For eksempel en firmalogo. 
  
  
• Lisensinformasjon: Ikke relevant da all lisenskostnader faktureres via Unimicro. 
  
  

Utleggshåndtering

1. Gå til Innstillinger i venstremenyen.

2. Velg Utleggshåndtering. Her gjør du de fleste innstillingene for utgiftshåndteringen i organisasjonen din. Den er delt inn i følgende faner:

• Integrasjoner: Her legger du til og administrerer integrasjoner. Mest brukt til å: 
  
  
  • Aktivere Stopp utlegg/rapport i klar til å sendes. 
    
    
  • Se hvilke lønnsartene som automatisk er importert fra Unimicro Lønn. Har du egendefinerte lønnsarter må disse kobles til utleggskategorier slik.
    
    
    
• Utleggskskategorier: Kategoriene er synlige for brukeren når enten en reiseregning eller utlegg opprettes.
   
  • Se hvordan du legger inn makssum på hele utleggskategorier.
    
    
  • Se hvordan du legger inn makssum på enkelte kategorier.
    
    
    
• Dimensjoner: De dimensjonene du ser i Reise og Utlegg administeres i regnskapsprogrammet. De blir automatisk synkronisert mellom regnskapsprogrammet og Reise og Utlegg. 
  
  
  
• Arbeidsflyt: Her finner du noen avanserte innstillinger som kan forbedre din arbeidsflyt.
   
  • Se hvordan du justerer valutakurs. 
    
    
  • Gir brukeren muligheten til å sende inn utlegg uten rapport.
    
    
  • Se hvordan du slår av mva for utenlandske kvitteringer. 
    
    
  • Se hvordan du lager flere rapportgrupper for "klar til å sendes".
    
    
  • Se hvordan du aktiverer tillatelse for å redigere utlegg. 
    
    

Retningslinjer og godkjenning

1. Gå til Innstillinger i venstremenyen

2. Velg Retningslinjer og godkjenning.

• Slik setter du opp en godkjenningsstruktur.
  
  
• Slik legger du inn selskapets retningslinjer.

Påminnelser

1. Gå til Innstillinger i venstremenyen

2. Velg Påminnelser.

• Slik setter du opp påminnelser.