Jeg er administrator - hvordan komme i gang

Som administrator av Unimicro Reise og Utlegg kan du tilpasse utleggsflyten etter virksomhetens behov. Du kan blant annet bestemme hvilke steg og opplysninger utleggsflyten skal inneholde, tilpasse brukeroppsettet og styre hvilke funksjoner brukere skal ha tilgang til.

For å komme i gang med Unimicro Reise og Utlegg må du først aktivere Reise og Utlegg i regnskapssystemet. Slik aktiverer du Unimicro Reise og Utlegg.

Videre finner du en kort introduksjon til de forskjellige funksjonalitetene for en administrator. 

Oversikt

1. Gå til Oversikt i venstremenyen.

Oversikt gir deg et godt overblikk over dataene i organisasjonen din.

Under Avstemmingsrapport kan du opprette en rapport for organisasjonen. Rapporten inneholder all data for utleggsrapportene som har blitt sendt inn siden organisasjonen ble opprettet i tjenesten. 

Brukere

1. Gå til Bruker i venstremenyen. 

• Du kan se alle brukere som er lagt til i organisasjonen.
  
  
• Du kan gi en bruker rettighet til å rapportere utlegg på vegne av en annen bruker.
  
  
• Du kan velge hvilken avdeling de tilhører mm.
  
  
• Du kan tilordne administratorrettigheter til brukere. 

For å legge til eller fjerne brukere fra Reise og Utlegg må du gå til Unimicro Lønn. Her viser vi hvordan du gjør det.

Rapporter

1. Klikk på Rapporter i venstremenyen.

Les alt om flyten rapporter går igjennom her. 

Innstillinger

Min organisasjon 

1. Gå til Innstillinger i venstremenyen

2. Velg Min organisasjon. Den er delt inn i følgende faner:

• Firmadetaljer: Her kan du legge inn informasjon om din organisasjon, navn, adresse og standardspråk. Kun navnet er synlig for brukere i appen og på rapporter.
  
  
• Avdelingsstruktur: En organisasjon kan ha flere avdelinger, som igjen har underavdelinger, og det er her du legger til den strukturen du ønsker. Avdelingene kan brukes til å styre hvordan godkjenning håndteres i organisasjonen. Da må du også tildele en avdeling til hver bruker i brukerinnstillingene.Du kan også velge mva-innstillinger for hver avdeling.
  
  
• Design: Her kan du legge til organisasjonens ikon. For eksempel en firmalogo. 
  
  
• Lisensinformasjon: Ikke relevant da all lisenskostnader faktureres via Unimicro. 
  
  

Utleggshåndtering

1. Gå til Innstillinger i venstremenyen.

2. Velg Utleggshåndtering. Her gjør du de fleste innstillingene for utgiftshåndteringen i organisasjonen din. Den er delt inn i følgende faner:

Integrasjoner: Her legger du til og administrerer integrasjoner. Mest brukt til å: 

• • • Aktivere Stopp utlegg/rapport i klar til å sendes. 
      
      
    • Se hvilke lønnsarter som er automatisk importert fra Unimicro Lønn. Har du egendefinerte lønnsarter må disse kobles til utleggskategorier slik.
      
      

Utleggskategorier: Kategoriene er synlige for brukeren når enten en reiseregning eller utlegg opprettes.

• • • Se hvordan du legger inn makssum på hele utleggskategorier.
      
      
    • Se hvordan du legger inn makssum på enkelte kategorier.
      
      

Dimensjoner: De dimensjonene du ser i Reise og Utlegg administeres i regnskapsprogrammet. De blir automatisk synkronisert mellom regnskapsprogrammet og Reise og Utlegg. 

Arbeidsflyt: Her finner du avanserte innstillinger som kan forbedre din arbeidsflyt.

• • • Se hvordan du justerer valutakurs. 
      
      
    • Gir brukeren muligheten til å sende inn utlegg uten rapport.
      
      
    • Se hvordan du slår av mva for utenlandske kvitteringer. 
      
      
    • Se hvordan du lager flere rapportgrupper for "klar til å sendes".
      
      
    • Se hvordan du aktiverer tillatelse for å redigere utlegg. 
      
      

Retningslinjer og godkjenning

1. Gå til Innstillinger i venstremenyen

2. Velg Retningslinjer og godkjenning.

• Slik setter du opp en godkjenningsstruktur.
  
  
• Slik legger du inn selskapets retningslinjer.

Påminnelser

1. Gå til Innstillinger i venstremenyen

2. Velg Påminnelser.

• Slik setter du opp påminnelser.