Kom i gang – for administratorer
Som administrator kan du tilpasse utleggshåndteringen slik at den passer deg og din bedrift.
Oversikt
Når du logger inn er dette åpningsvinduet, her finner du Oversikt og Avstemmingsrapport.
Oversikt gir deg et godt overblikk over dataene i organisasjonen din.
Under Avstemmingsrapport kan du opprette en rapport for organisasjonen. Rapporten inneholder all data for utleggsrapportene som har blitt sendt inn siden organisasjonen ble opprettet i tjenesten. Det er også mulig å velge å generere en rapport for en bestemt periode, og å inkludere rapporter som ikke er sendt inn.
Brukere
Som administrator er det du som kan legge til nye brukere og fjerne brukere fra organisasjonen, og det er under Brukere i venstremenyen du gjør dette. Her kan du også se alle brukere som er lagt til i organisasjonen.
Her kan du også administrere brukernes ansattnummer, om de kan rapportere utlegg på vegne av en annen bruker, og hvilken avdeling de tilhører, osv.
Tilordne administratorrettigheter til en annen bruker
Som administrator kan du tildele administratorrettigheter til andre brukere i organisasjonen din. For å gjøre dette, klikk på Brukere - klikk på den brukeren du vil tildele administratorrettigheter til - sett hake ved boksen Administrator og klikk lagre.
Rapporter
Her kan du håndtere og se rapportene som brukerne sender inn.
På høyre siden i rapportfeltet finner du "tre prikker". Om du klikker på disse får du se hvilke alternativer du har for å håndtere rapporten som administrator.
Innsendte
Her havner rapportene etter at de er sendt til rapportmottakeren.
Filer
Her finner du alle opprettede filer.
Utbetalte
(Er kun tilgjengelig hvis Bruk betalingsgrunnlag er aktivert under Innstillinger - Utgiftshåndtering - Arbeidsflyt).
Du har mulighet til å markere innsendte rapporter som utbetalt. (Du må markere de rapportene du vil flytte fra Innsendt til Utbetalt).
Etter at du har markert rapportene som betalt, åpnes et nytt vindu der du kan velge å opprette en betalingsfil.
(Merk: Hvis du allerede har sendt rapportene til rapportmottakeren som en betalingsfil, er en fil allerede opprettet. Hvis du velger å opprette en ny betalingsfil her, vil du opprette en ekstra fil.)
Min organisasjon er delt inn i fire faner:
- Firmadetaljer: Her kan du legge inn informasjon om din organisasjon, navn, adresse og standardspråk. Kun navnet er synlig for brukere i appen og på rapporter.
- Avdelingsstruktur: En organisasjon kan ha flere avdelinger, som igjen har underavdelinger, og det er her du legger til den strukturen du ønsker. Avdelingene kan brukes til å styre hvordan godkjenning håndteres i organisasjonen. Da må du også tildele en avdeling til hver bruker i brukerinnstillingene.Du kan også velge mva-innstillinger for hver avdeling.
- Design: Her kan du legge til organisasjonens ikon.
- Lisensinformasjon: Her finner du informasjon om betalingsmetode og fakturering for organisasjonen, samt en oversikt over organisasjonens lisens-typer og antall lisenser som er i bruk. Du kan velge hvilken måned du vil se lisensstatistikk for.
Utleggshåndtering
Her gjør du de fleste innstillingene for utgiftshåndteringen i organisasjonen din. Den er delt inn i følgende faner:
Integrasjoner
Her legger du til, og administrerer, Integrasjoner og Lønnsarter.
Lønnsarter
Lønnsarter brukes i utleggskategoriene hvis du har en lønnsmottaker.
Retningslinjer og godkjenning
Hvis dere ønsker å ha brukere som godkjennere for andre brukere, er det her du håndterer innstillingene for hvordan du vil at godkjenningsstrukturen skal fungere. Godkjenning kan gjøres av en spesifikk person (standardgodkjenner) eller i henhold til avdelingsstruktur eller dimensjoner. På avdelings- eller dimensjonsnivå kan du også sette beløpsgrenser for godkjennere.
Påminnelser
Denne funksjonen brukes til å sende påminnelser til brukere eller godkjennere i organisasjonen. Skriv en tittel og en melding, bestem hvilken dato du vil sende den, og om du vil gjenta påminnelsen eller ikke. Påminnelsen kan enten sendes én gang eller gjentas.