Forskuddsbetalte kostnader er et vanlig område hvor mange gjør feil i regnskapet. Årsaken er ofte at faktura, betaling og kostnad blandes sammen. Selv om en faktura er mottatt eller betalt, betyr det ikke nødvendigvis at hele beløpet skal kostnadsføres med en gang.
I denne artikkelen ser vi nærmere på hva forskuddsbetalte kostnader er, hvorfor de føres som en eiendel i balansen, og hvordan periodiseringen fungerer, og hvordan dette kan bokføres i praksis ved hjelp av enkle eksempler med forsikring og husleie.
Hva er en forskuddsbetalt kostnad?
En forskuddsbetalt kostnad er en kostnad selskapet har betalt eller fått faktura for nå, men som helt eller delvis gjelder en fremtidig periode.
Typiske eksempler er:
- forsikring
- husleie
- abonemmenter
- programvarelisenser
- serviceavtaler
Felles for disse er at selskapet betaler før tjenesten eller ytelsen er fullt brukt.
Hvorfor må kostnaden periodiseres?
Periodisering handler om å plassere inntekter og kostnader i riktig regnskapsperiode. En kostnad skal normalt føres i den perioden den faktisk gjelder, ikke nødvendigvis i perioden fakturaen kommer eller betales.
Dette er viktig fordi regnskapet skal vise et mest mulig riktig bilde av resultatet for perioden.
Hvis en virksomhet betaler 12 000 kroner for en forsikring som gjelder ett år, vil det gi misvisende resultat dersom hele beløpet kostnadsføres i betalingsmåneden. Kostnaden gjelder egentlig 12 måneder og bør derfor fordeles med 1 000 kroner per måned.
Periodisering gjør altså at kostnaden følger perioden virksomheten faktisk får nytte av varen eller tjenesten.
Hvorfor er det en eiendel?
Når et selskap har betalt for noe som gjelder fremtiden, har den fortsatt noe til gode. Det kan for eksempel være rett til forsikringsdekning, bruk av lokaler eller tilgang til en tjeneste.
Derfor føres beløpet midlertidig i balansen som en eiendel. Etter hvert som tiden går og virksomheten bruker opp ytelsen, flyttes beløpet gradvis fra balansen til resultatregnskapet som kostnad.
Eksempel - bilforsikring
Et selskap betaler 12 000 kroner ekskl. mva. for en bilforsikring som gjelder fra 1. september til 31. august året etter. Bilforsikringen gjelder 12 måneder, og kostnaden blir derfor 1 000 kroner per måned.
Ved mottak av faktura kan hele beløpet først føres som en forskuddsbetalt bilforsikring:
Når fakturaen betales:
Deretter kostnadsføres bilforsikringen månedelig:
Etter en måned er 1 000 kroner kostnadsført, og 11 000 kroner står igjen som eiendel i balansen.
Eksempel - husleie
Et selskap får en faktura på husleie for seks måneder, fra 1. november til 30. april året etter. Husleien er 10 000 kroner ekskl. mva. per måned, og fakturaen gjelder derfor totalt 60 000 kroner.
Selv om hele fakturaen kommer i november, gjelder ikke hele kostnaden november. Kostnaden gjelder seks ulike måneder:
Hvis regnskapet følger kalenderåret, hører bare november og desember til inneværende år. Det betyr at 20 000 kroner skal kostnadsføres i år 1, mens 40 000 kroner gjelder neste år.
Når fakturaen mottas, kan husleien først føres som forskuddsbetalt kostnad:
Når fakturaen betales, føres det slik:
Deretter flyttes husleien gradvis fra balansen til resultatet. Hver måned føres:
Dette gjøres for november, desember, januar, februar, mars og april.
På denne måten blir 20 000 kroner kostnadsført i år 1, mens 40 000 kroner står igjen som forskuddsbetalt kostnad per 31.12.