Systemet kan automatisk tildele en inngående faktura med det samme den havner i fakturamottaket til selskapet. Tildelingen kan skje basert på en ordrereferanse eller til en fast godkjenner.
1. Gå til Innstillinger i toppmenyen og velg Flyt.
2. Klikk på Opprett under Autotildeling av leverandørfaktura.
Under Tildeles til (epost) velger du hvilken e-post som skal godkjenne fakturaen. Denne må samsvare med e-posten til en aktiv bruker i systemet. Vedkommende må ha godkjenningsrettigheter.
Det er mulig å tildele faktura (EHF) til selger basert på ordre. Selger må være satt opp som hovedselger på selskapet. Dette fordrer at leverandør har merket fakturaen med ordrenummer og ordreansvarlig. Setter du hake ved Tildel selger på ordre, vil systemet automatisk tildele fakturaen til den som står oppført som selger på ordre. Dersom det ikke er oppført selger, vil systemet tildele til brukeren som er satt opp som fast godkjenner.
Når det innkommer fakturaer fra nye leverandører og denne funksjonen er aktivert, vil systemet automatisk opprette nye leverandører.
Under filformater ser du hvilke filformater systemet tolker automatisk, og du har mulighet til å fjerne de filformatene du ikke ønsker at systemet skal tolke.
Sannsynlighetsgrad for smartkontering
Du kan også justere sannsynlighetsgrad for smartkontering. Smartkontering baserer seg på konteringshistorikk på overordnet nivå i systemet.
Eksempel: Dersom du mottar en faktura fra en leverandør som leverer telefontjenester vil smartkontering mest sannsynlig foreslå og velge konto "6900 - Telefon" basert på andre brukere som har ført faktura fra denne leverandøren mot aktuell konto.
Dersom du kun ønsker å bruke tildeling kan du justere ned sannsynlighetsgraden til 5 for å skru av kontoforslag.